Resolução SFP-73, de 12-08-19 – DOE 13-09-19
Dispõe sobre a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria da Fazenda e dá providências correlatas.
REVOGADA PELA RESOLUÇÃO SFP 22/22, EFEITOS A PARTIR DE 30-03-22
O Secretário da Fazenda e Planejamento, no uso de suas atribuições, considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições do artigo 216, §2º, da Constituição Federal, bem como dos Decretos 22.789, de 19-10-1984, 29.838, de 18-04-1989 e 48.897, de 27-08-2004,
RESOLVE:
Artigo 1° - Reestruturar a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, instituída pela Resolução SF 50, de 16-07-2012, publicada no D.O. em 17-07-2012, diretamente vinculada ao Gabinete do Secretário, designando os seguintes
servidores, sob coordenação do primeiro nomeado:
I - Da Coordenadoria de Administração - CA: Marcos Pinto de Senna, RG 18.595.218-5;
II - Do Gabinete do Secretário: Alexandre Batel, RG 27.484.937-9;
III - Da Consultoria Jurídica - CJ da Pasta: Joelma Juliana Araujo de Melo, RG 29.081.032-2;
IV - Da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Finanças Públicas: Patrícia Cristina da Costa, RG 30.764.484-4;
V - Da Subsecretaria de Gestão: Maria Isabela de Bezerra Franca, RG 39.764.618-5;
VI - Da Coordenadoria de Recursos Humanos do Estado: Eliude Alves de Araujo, RG 11.495.709-5;
VII - Coordenadoria da Administração Tributária: Lúcia Ayako Sassaki, RG 11.468.354-2;
VIII - Controladoria/Departamento de Controle e Avaliação - DCA: Claudia Renata da Silva, RG 24.186.124-x;
IX - Do Núcleo de Protocolo e Arquivo: Macleide Freitas Farias, RG 27.152.210-0.
Parágrafo Único - As áreas da Secretaria da Fazenda representadas na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA poderão indicar um suplente de seu membro titular, para substituição em eventuais impedimentos.
Artigo 2° - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA tem as seguintes atribuições:
I - Quanto à política de gestão documental:
a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Secretaria, em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP, caso o órgão ainda não tenha oficializado seus instrumentos de gestão documental;
c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;
f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;
g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP 02, de 02-12-2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;
h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;
II - Quanto à política de acesso:
a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;
b) Propor ao Secretário da Pasta a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;
c) Manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
d) Atuar como instância consultiva do Secretário da Pasta, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;
III - Informar ao Secretário da Pasta a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;
IV - Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, oficializada pelo Decreto 48.898/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.
§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
§ 2º - Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.
Artigo 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá consultar a Consultoria Jurídica quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 4º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 5° - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 6º - Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 7º - Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação e revoga a Resolução SF 50, de 16-07-2012.
