Resolução SFP-22, de 29-03-22 – DOE 30-03-22
Dispõe sobre a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria da Fazenda e Planejamento e dá providências correlatas.
O SECRETÁRIO EXECUTIVO DA FAZENDA E PLANEJAMENTO, respondendo pelo Expediente, no uso de suas atribuições, Considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições do artigo 216, §2º, da Constituição Federal, bem como dos Decretos nº 22.789, de 19-10- 1984, nº 29.838, de 18-04-1989 e nº 48.897, de 27-08-2004,
Considerando ainda a nova estrutura da Secretaria da Fazenda e Planejamento, em virtude da reorganização da pasta, nos termos do Decreto nº 66.457, de 28-01-2022.
RESOLVE:
Artigo 1° - Reestruturar a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, instituída pela Resolução SF 50, de 16-07-2012, diretamente vinculada ao Gabinete do Secretário, designando, como titular e suplente, respectivamente, os seguintes servidores:
I - Da Coordenadoria de Tecnologia e Administração:
a) Marcos Pinto de Senna, RG 18.595.218-5 e Claudia de Oliveira Andrade Miranda, RG 12.229.429-4.
II - Do Gabinete do Secretário:
a) Alexandre Batel, RG 27.484.937-9 e Thiago Alberto da Silva Melo, RG 44.394.915-3.
III - Da Consultoria Jurídica - CJ da Pasta:
a) Emerson Gonçalves Mota, RG 19.144.963-5 e Maria Cristina Alonso, RG 16.204.275-9.
IV - Controladoria:
a) Jaime Alves de Freitas, RG 891.486-9 e Gislene dos Santos Pereira, RG 23.878.232-3
V – Escola de Governo:
a) Alex Idehama, RG 18.437.891-6 e Norma Batista Norcia, RG 5.160.511-9
VI – Departamento de Gestão Estratégica e de Projetos
a) Mário Tadeu Borges da Silva, RG 33.211.457-0 e André Luís Pegoraro, RG 21.187.431-0.
VII - Da Subsecretaria do Tesouro Estadual:
a) Adelma Grace Barros Pelo, RG 35.879.185-6 e Andreia Angel Cesar de Toledo Sanchez, RG 30.371.279-X.
VIII – Subsecretaria da Receita Estadual:
a) Lúcia Ayako Sassaki, RG 11.468.354-2 e Zuleika Bueno da Silva, RG 17.213.209-5.
IX – Do Núcleo de Protocolo e Arquivo:
a) Macleide Freitas Farias, RG 27.152.210-0 e Emeline da Silva Lima, RG 48.243.703-0.
Parágrafo único – A Coordenação dos trabalhos caberá ao servidor indicado na alínea “a” do inciso I deste artigo e em seu impedimento ao seu suplente.
Artigo 2° - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA tem as seguintes atribuições:
I - Quanto à política de gestão documental:
a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Secretaria de Orçamento e Gestão, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Secretaria, em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP, caso o órgão ainda não tenha oficializado seus instrumentos de gestão documental;
c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;
f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;
g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897, de 27-08-2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP 02, de 02-12-2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;
h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;
II - Quanto à política de acesso:
a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e
divulgação;
b) Propor ao Secretário da Pasta a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;
c) Manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
d) Atuar como instância consultiva do Secretário da Pasta, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;
III - Informar ao Secretário da Pasta a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;
IV - Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades--Meio, oficializada pelo Decreto 48.898/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.
§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
§ 2º - Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.
Artigo 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá consultar a Consultoria Jurídica quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 4º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 5º - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 6º - Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 7º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Resolução SFP 73, de 09-08-2019.
