Portaria CAT-125 de 25-09-08 - DOE 26-09-08
Dispõe sobre o procedimento para a reconstituição de documento no âmbito dos órgãos da CAT
O Coordenador da Administração Tributária, considerando que o Secretário da Fazenda, através da Resolução SF-67, de 15/12/1999, instituiu
o Sistema de Protocolo Único (SPU) com a função exclusiva de administrar e controlar a entrada, tramitação, instrução, arquivamento e a destinação final de documentos
e processos no âmbito da Secretaria da Fazenda;
considerando que a operacionalização do SPU se processa através da ferramenta informatizada denominada Sistema
de Gestão de Documentos (GDOC), conforme determinado na Portaria CGA-01, de 30/10/2003;
considerando que é dever de todos os responsáveis pelas Unidades Administrativas - UAs integrantes da CAT cumprir e fazer cumprir as normas constantes
no Manual de Procedimentos do Sistema de Protocolo Único e no Manual de Operação do Sistema de Gestão de Documentos;
considerando, ainda, a necessidade de haver uma uniformização no âmbito dos órgãos da CAT quanto ao procedimento para a reconstituição de documento de que trata o
parágrafo único do art. 8º da Portaria CGA-01, de 30/10/2003, expede a seguinte portaria:
Artigo 1º - Os seguintes documentos, cujos originais venham a ser roubados, furtados, mutilados, danificados em sinistro ou extraviados, deverão ser reconstituídos:
I - Documento relativo à exigência de crédito tributário;
II - Documento relativo a procedimento disciplinar;
III - Documento pendente de decisão ou providências no âmbito da Administração e cuja falta de solução administrativa possa acarretar alguma espécie de prejuízo ou dano
para a CAT, para a SEFAZ ou para terceiros.
§ 1º - Serão considerados como original certidões, cópias autenticadas do documento, informações constantes em fichas, segundas vias de documentos ou demais
assentamentos referentes ao assunto.
§ 2º - Para fins do disposto no “caput”, não será considerado documento o cadastro constante no GDOC em decorrência de inconsistência por ocasião da transição do SAD.
Artigo 2º- São autoridades competentes para determinar a reconstituição de um documento o Coordenador e demais dirigentes de unidades até o nível de Diretor de Serviço.
Parágrafo único - A reconstituição será determinada pela autoridade competente a que estiver vinculado o funcionário sob cuja responsabilidade estava o documento a
que se refere o artigo 1º, a qual ficará responsável pela fiscalização e pelo saneamento do procedimento.
Artigo 3º- Constatada e confirmada a situação de que trata o artigo 1º, o funcionário responsável pelo documento representará ao seu superior relatando a
ocorrência do fato e fornecendo, de imediato, os elementos de que dispuser sobre a fase em que se encontrava o processo, ou situação do expediente, e a razão pela
qual esse se encontrava na unidade, além da providência que deveria ser adotada em relação ao documento.
Parágrafo único - Em caso de furto ou roubo, a representação deverá ser instruída com cópia do registro da ocorrência na repartição policial competente e em caso
de sinistro, com o atestado do Corpo de Bombeiros.
Artigo 4º - Em se tratando de documento extraviado, antes de determinar o procedimento de reconstituição a autoridade competente designará um funcionário para tentar localizá-lo.
§ 1º - Essa tentativa de localização deverá ser feita pelo menos mediante consulta às UAs por onde tenha transitado o documento e àquela a que ele se destinava, bem
como aos usuários que tenham tido a sua posse, conforme histórico de sua movimentação no GDOC.
§.2º - Se o documento não for localizado no prazo de 30 (trinta) dias, será determinada a sua reconstituição e um funcionário será designado encarregado do procedimento de reconstituição.
§ 3º - O prazo do parágrafo anterior poderá ser prorrogado uma única vez, por até 30 dias, a critério da autoridade referida no “caput”, quando houver a necessidade de
se consultar funcionário que possa ter informação a respeito da localização do documento extraviado, mas esteja afastado do serviço regularmente.
§ 4º - Se o documento extraviado for localizado e não houver a necessidade de procedimento administrativo adicional, será arquivada a representação que deu início à tentativa de localização.
Artigo 5º - Havendo fundada suspeita de que qualquer das ocorrências previstas no “caput” do artigo 1° deu-se em razão de ação ou omissão dolosa ou culposa
de funcionário, a autoridade competente para determinar a reconstituição adotará as medidas cabíveis.
Artigo 6º - O documento a que se refere o artigo 1º deve permanecer no GDOC na posse do usuário e da unidade, não podendo ser movimentado, juntado ou
arquivado enquanto não houver a conclusão de sua reconstituição.
Parágrafo único - Concluída a reconstituição sem que tenha havido a sua localização, proceder-se-á a baixa do documento original no sistema GDOC, mediante arquivo.
Artigo 7º - Se forem encontrados os autos originais, as peças faltantes no mesmo serão desentranhadas do processo reconstituído para juntada no documento
original. O documento reconstituído deverá ser encerrado e arquivado.
Artigo 8º - A autoridade competente para determinar a reconstituição mandará autuar a representação mencionada no artigo 3º, juntamente com os documentos
relativos à tentativa de localização, quando houver, e esses documentos receberão um novo registro de protocolo no GDOC, mantendo-se o mesmo interessado e
assunto do documento original. No campo “Complemento do Assunto”, no GDOC, deverá ser mencionado que o mesmo é uma reconstituição de documento,
fazendo-se menção ao número GDOC do documento original.
§ 1º - Quando o documento que der origem ao procedimento de reconstituição estiver sob a responsabilidade de um usuário determinado, este será designado
encarregado do procedimento, a não ser que haja motivo justificado para que seja designado outro funcionário.
§ 2º - A autoridade que determinar a reconstituição estipulará o prazo no qual ela deverá ser concluída levando em consideração a complexidade do documento a ser
reconstituído e a quantidade de diligências necessárias para instruí-lo adequadamente.
§ 3º - O prazo referido no parágrafo anterior não poderá ser superior a 90 (noventa) dias, admitindo-se a sua prorrogação quando houver a necessidade de aguardar
a conclusão de diligências em andamento das quais dependa o recebimento de documentos já solicitados para a instrução do processo de reconstituição que ainda não
tenham sido recebidos pelo encarregado do procedimento de reconstituição.
Artigo 9º - O funcionário encarregado do procedimento de reconstituição, ao receber da autoridade que o designou a representação mencionada no
artigo 3º, já devidamente autuada, lavrará termo de recebimento, certificando a data.
§ 1º - Lavrado o termo de recebimento, deverá consultar o histórico do documento original no GDOC, bem como em outras fontes de informação disponíveis, para
obter subsídios que o auxiliem a identificar a sua origem, bem como todos os atos administrativos que foram praticados por onde houve sua tramitação, como informações,
manifestações, decisões, além dos respectivos autores desses atos.
§ 2º - Em se tratando de atos e procedimentos administrativos com disciplina legal específica, o encarregado deverá considerar essa legislação para saber quais os atos
possivelmente praticados, até o momento em que houve o extravio do documento original em reconstituição.
Artigo 10 - Feita a consulta a que se referem os parágrafos 1º e 2º do artigo anterior, o encarregado do procedimento de reconstituição deverá elaborar
um relatório preliminar para orientar as diligências a serem efetivadas, no qual deverá discriminar a origem do documento a ser reconstituído, por onde tramitou, o que
tinha sido juntado a ele e quais os atos praticados, bem como os respectivos autores.
Artigo 11 - Para instruir o procedimento de reconstituição, o seu encarregado, para obter informações, cópias ou vias existentes de documentos de órgãos
da CAT, bem como de órgãos ou entidades da Administração Pública, poderá solicitá-las diretamente, sem observância da vinculação hierárquica, mediante ofício, do
qual uma cópia será juntada aos autos.
Artigo 12 - À medida em que o encarregado obtiver os documentos que farão parte da reconstituição, deverá verificar se trazem informação que possa demandar
outras diligências além daquelas derivadas da elaboração do relatório preliminar.
§ 1º - Os documentos que comporão o processo resultante do procedimento de reconstituição serão ordenados cronologicamente, respeitando-se a ordem que teriam no
documento original, sendo dispensável o termo de juntada de documentos até a conclusão final do procedimento de reconstituição.
§ 2º - O encarregado deverá apor a numeração seqüencial e a sua rubrica em todas as folhas, no canto superior direito.
Artigo 13 - Quando se tratar de reconstituição de documento a que se refere o inciso I do artigo 1º e houver a necessidade de obtenção de quaisquer documentos
que estejam na posse do contribuinte interessado ou de terceiros, o encarregado do procedimento de reconstituição deverá solicitá-los por intermédio da Delegacia Regional
Tributária de circunscrição do detentor desses documentos.
Artigo 14 - Se o funcionário encarregado não concluir o procedimento de reconstituição no prazo estipulado pela autoridade competente, deverá solicitar
prorrogação informando qual é o prazo necessário para a conclusão da reconstituição, justificando o motivo do pedido.
Artigo 15 - Assim que for concluído o procedimento de reconstituição do documento, o seu encarregado elaborará o relatório final e encaminhará o
procedimento à autoridade que o designou, a fim de que prossiga a tramitação do documento reconstituído e seja dada a solução administrativa por ele requerida.
§ 1º - No relatório final, o encarregado fará uma síntese das diligências efetuadas e informará se conseguiu fazer a reconstituição total ou parcial do documento original.
§ 2º - Caso a reconstituição do documento tenha sido parcial, o encarregado esclarecerá a razão pela qual não conseguiu reconstituí-lo integralmente, bem como
proporá o encaminhamento a ser dado ao documento parcialmente reconstituído.
Artigo 16 - A autoridade competente, ao receber o documento reconstituído do encarregado, deverá verificar se há necessidade de saneamento.
§ 1º - Se houver necessidade de saneamento ou de instrução complementar, determinará o que for necessário ao encarregado do procedimento.
§ 2º - Estando adequado o documento reconstituído, exarará despacho determinando a tramitação a ser seguida por esse documento.
Artigo 17 - A Unidade Administrativa ou usuário que receber documento por equívoco deverá encaminhar imediatamente esse documento ao seu destinatário
correto ou, na impossibilidade de identificá-lo, deverá restituí-lo à unidade/ usuário de origem do documento.
Artigo 18 - Situações específicas, relativas ao procedimento de reconstituição de documento, não tratadas nesta Portaria serão resolvidas pela autoridade que
determinou a reconstituição com base nas normas administrativas em vigor, quando houver.
Artigo 19 - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
