Ver Portaria CAT nº 125/08
O Coordenador Geral de Administração, com fundamento no artigo 4º da Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999, expede a seguinte Portaria:
Artigo 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU), instituído pela Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999, tem suas disposições regulamentadas pela presente Portaria.
§ 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU) será operacionalizado pela ferramenta informatizada denominada Sistema de Gestão de Documentos (GDOC).
§ 2º - O detalhamento dosprocedimentos e instruções do Sistema de Protocolo Único (SPU) será estabelecido em manuais, elaborados e divulgados sob a responsabilidade da Coordenadoria Geral de Administração (CGA), com apoio de Grupo de Trabalho constituído para este fim.
§ 3º - O Grupo de Trabalho de que trata o parágrafo anterior será integrado por representantes indicados pelas demais áreas desta Secretaria.
§ 4º - O Sistema de Gestão de Documentos (GDOC) estará sob a responsabilidade, para o seu desenvolvimento e manutenção, do Departamento de Tecnologia da Informação - D.T.I., em conformidade com o artigo 48 do Decreto n.º 43.473 de 22 de setembro de 1998.
Artigo 2º - São atribuições do Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) e dos Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares (NFSAC), em relação ao Sistema de Protocolo Único (SPU):
I - receber, registrar, autuar, expedir e controlar a distribuição de documentos;
II - informar sobre a localização de documento em andamento;
III - providenciar os serviços de classificação, organização e conservação de arquivos;
IV - fornecer cópia do material arquivado sob sua guarda;
V - arquivar e dar destinação final a processos;
Artigo 3º - São atribuições das demais unidades da Secretaria da Fazenda, em relação ao Sistema de Protocolo Único (SPU):
I - receber, registrar, instruir e encaminhar documento, cumprindo os prazos estabelecidos em legislação pertinente;
II - informar sobre a localização de documento em andamento;
III - concluir documento;
IV - arquivar e dar destinação final a documento não autuado;
V - fornecer cópia de documento sob sua guarda;
VI - fiscalizar e controlar a tramitação de documento, especialmente no caso de remessa a órgão externo ao âmbito da Secretaria da Fazenda.
Parágrafo Único - Os dirigentes responderão por perda, extravio, rasura ou qualquer outra irregularidade praticada em documento, ocorrida no âmbito da sua respectiva Unidade.
Artigo 4º - A entrada de documentos na Secretaria da Fazenda far-se-á por qualquer de suas Unidades, devendo, obrigatoriamente, ser através do Sistema de Protocolo Único (SPU), devidamente registrada no Sistema de Gestão de Documentos (GDOC).
Artigo 5º - Na entrada de documento será providenciada:
I -classificação da espécie de documento e identificação interessado;
II - enquadramento do assunto nele tratado;
III - registro e atribuição de seu número no sistema informatizado;
Artigo 6º - Os documentos de outras Secretarias ou de outros Órgãos de Governo darão entrada através Sistema de Protocolo Único (SPU), devidamente registrada no Sistema de Gestão de Documentos (GDOC) e terão seu encaminhamento segundo a destinação nele especificada.
Parágrafo único - Tratando-se de processo, não haverá reautuação e, após sua tramitação, será obrigatoriamente devolvido ao órgão de origem, excetuado o processo que trata do assunto "Processo Único de Contagem de Tempo - PUCT" de funcionário inativo do Estado que integra o acervo desta Secretaria.
Artigo 7º - Sempre que o documento por seu conteúdo e objetivo exigir tramitação, por várias unidades da Secretaria, para colher manifestação e/ou decisão será determinada sua autuação.
Parágrafo único - Quando da autuação de um documento seu número de identificação no sistema informatizado será mantido.
Artigo 8º - A autuação será feita, exclusivamente, pelo Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) ou pelos Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares das Divisões Regionais de Administração (NFSACs), atendendo a despacho da autoridade competente.
Parágrafo Único - São autoridades competentes para determinar a autuação e reconstituição de um documento:
I - Secretário de Estado;
II - Secretário Adjunto;
III - Chefe de Gabinete;
IV - Coordenador;
V - Diretor de Departamento, Divisão e de Serviço.
Artigo 9º - Na instrução de um documento poderá ocorrer:
I - juntada de outros documentos;
II - desentranhamento de folhas de documento;
III - apensamento e desapensamento de processos
Artigo 10 - Entende-se por juntada o ato pelo qual, definitivamente, insere-se um documento a outro que, por sua natureza, dele deva ser parte integrante.
Artigo 11 - Entende-se por desentranhamento o ato pelo qual se procede à retirada de folhas de um documento para a devolução a pedido do interessado ou para instrução de novo documento.
Artigo 12 - Entende-se por apensamento a união, temporária, de um processo a outro, quando aquele servir de elemento elucidativo e subsidiário para instrução deste.
Parágrafo único - Não se fará apensamento quando deste resultar prejuízo para o andamento do documento que deva ser apensado ou quando a juntada de cópias de suas peças for suficiente.
Artigo 13 - Como meio de facilitar a consulta e preservar as informações nele contidas, o documento deverá ser desdobrado em volumes ao atingir cerca de 200 folhas.
Artigo 14 - Após a conclusão do assunto, os processos deverão ser encerrados mediante despacho conclusivo subscrito por uma das autoridadesde que trata o parágrafo único do artigo 8º.
Parágrafo Único - Os expedientes serão concluídos na Unidade pelos usuários.
Artigo 15 - Arquivamento é o ato de classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos produzidos e acumulados pela SEFAZ no decurso das atividades, de modo a conservar e preservar informações. A destinação dos documentos, após prescrição dos prazos de guarda será dada pela Tabela de Temporalidade de Documentos.
Parágrafo Único - Os expedientes concluídos serão arquivados na Unidade pelos usuários; os processos, após prazo de arquivamento na Unidade, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos, serão encaminhados ao NPA / NFSACs.
Artigo 16 - A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), elaborada sob responsabilidade da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), aprovada pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) e homologada pelo Secretário da Fazenda, determinará os prazos de arquivamento dos documentos nas Unidades de que tratamos artigos 2º e 3º desta Portaria, bem como sua destinação final.
Parágrafo Único - Na Tabela de Temporalidade de Documentos constará o rol dos assuntos a serem atribuídos aos documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda.
Artigo 17 - O documento arquivado é passível de consulta, cabendo a unidade detentora disponibilizá-lo para esse fim, conforme legislação vigente.
Parágrafo único - A disponibilização de que trata o caput não acarretará sua reabertura.
Artigo 18 - Por motivo superveniente o processo arquivado poderá ter sua tramitação reaberta mediante despacho exarado por autoridade indicada no Parágrafo Único do artigo 8º , ressalvado o disposto no artigo 19.
Parágrafo Único - O prazo de destinação final do documento reaberto será considerado a partir do novo encerramento.
Artigo 19 - O Processo Administrativo Disciplinar só poderá ter sua tramitação reaberta com autorização expressa de autoridade competente para instaurá-lo.
Artigo 20 - Deve ser reconstituído o documento, cujo original tenha sido roubado, furtado, mutilado, danificado em sinistro ou extraviado.
Parágrafo Único - O documento reconstituído receberá um novo registro de protocolo, mantendo-se o mesmo interessado e assunto do documento extraviado.
Artigo 21 - Os casos omissos e as dúvidas, advindas da aplicação desta Portaria serão dirimidas pela CGA e pelo Grupo de Trabalho previsto no § 2º do artigo 1º supra.
Artigo 22 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação ficando revogada a Portaria CGA-02 de 16 de dezembro de 1999, publicada no DOE de 17 de dezembro de 1999.
