Resolução SFP-63, DE 02-07-19 – DOE 03-07-19
Institui o Sistema de Protocolo e Arquivo da Secretaria da Fazenda e Planejamento e dá outras providências.
O Secretário da Fazenda e Planejamento resolve:
Artigo 1º - Fica instituído o Sistema de Protocolo e Arquivo, que terá a incumbência exclusiva de administrar e controlar a entrada, a tramitação, a instrução, o arquivamento e a destinação final de documentos no âmbito da Secretaria da Fazenda e Planejamento.
§ 1º - O sistema, ora instituído, será operado por processamento eletrônico de dados, por meio de sistemas informatizados para documentos físicos e digitais.
§ 2º - Entende-se por documento físico aquele que tem registro de informação em qualquer suporte que não seja digital.
§ 3º - Entende-se por documento digital aquele armazenado eletronicamente e codificado em dígitos binários, podendo ser:
I - Nato-digital: produzido originalmente em meio eletrônico;
II - Digitalizado: obtido a partir da conversão de documento
não digital, gerando uma fiel imagem em código digital.
Artigo 2º - Sendo o Arquivo Público do Estado o órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, integram o Sistema de Protocolo e Arquivo da Secretaria da Fazenda e Planejamento:
I - O Núcleo de Protocolo e Arquivo - NPA e os Núcleos de Suprimentos e Infraestrutura dos Centros Regionais de Administração - NSI/CRA, como órgãos setoriais;
II - As Unidades Administrativas até o nível hierárquico de Diretoria de Serviço, como órgãos subsetoriais;
III - O Departamento de Tecnologia da Informação - DTI, como órgão gerenciador dos processos de desenvolvimento, adaptação e manutenção dos sistemas informatizados.
Artigo 3º - O Sistema de Protocolo e Arquivo, bem como seus sistemas informatizados devem atender à legislação arquivística existente, em especial, ao Decreto 48.897, de 27-08-2004; ao Decreto 48.898, de 27-08-2004, com as alterações implementadas pelo Decreto 63.382, de 09-05-2018; ao Decreto 60.334, de 03-04-2014; à Resolução SF-70, de 03-08-2010, com as alterações implementadas pela Resolução SF-42, de 07-06-2011; à Instrução Normativa APE/SAESP-1, de 10-03-2009; e à Portaria UAPESP/SAESP-2, de 04-12-2018.
Artigo 4º - Progressivamente, as séries documentais tratadas no sistema informatizado que cuida de documentos físicos deverão ser tratadas, exclusivamente, por meio do sistema informatizado de documentos digitais.
Artigo 5º - Fica facultado aos órgãos que tramitam documentos na Secretaria da Fazenda e Planejamento a adesão ao sistema informatizado de documentos digitais.
Artigo 6º - O Sistema de Protocolo e Arquivo, ora instituído, fica vinculado à Coordenadoria de Administração - CA, que, por meio de Portaria, regulamentará e disciplinará sua aplicação, atribuições e funcionamento.
Parágrafo Único - O detalhamento dos procedimentos, operacionalidade e instruções de cada um dos sistemas informatizados será estabelecido em manuais, elaborados e divulgados com apoio do Grupo de Gestão Documental da CA e do Departamento de Tecnologia da Informação - DTI.
Artigo 7º - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, retroagindo efeitos a 15-04-2019 e revogando a Resolução SF-67, de 15-12-1999
