Para conhecimento, divulgação e providências, encaminhamos, a Rotina CINEF-DEAT n° 005/97, que oferece esclarecimentos e disciplina procedimentos inerentes ao AIIM Eletrônico, enviado aos contribuintes Omissos de GIA.
Assunto: Disciplina os procedimentos inerentes ao Auto de Infração e Imposição de Multa Eletrônico, enviado aos contribuintes omissos de GIA.
Os Diretores do Centro de Informações Econômico -Fiscais CINEF e da Diretoria Executiva da Administração Tributária - DEAT, usando da faculdade que lhes conferem os artigos 15 inciso I, 116-B inciso I e IV e 117 inciso V do Decreto N°51.197/68, expedem a seguinte rotina, contendo instruções para cumprimento pelas unidades subordinadas.
HARUMI ARASHIRO GOYA
DIRETORA DO CINEF
ROBERTO A. MAZZONETTO
DIRETOR DA DEAT
AIIM ELETRÔNICO (OMISSOS DE GIA)
INFORMAÇÕES
1. Consideram-se contribuintes "omissos" aqueles que, obrigados nos termos dos artigos 226 e 227 do RICMS a entregar as Guias de Informação e Apuração do ICMS, GIAs modelos CEC-1, RPA-2, RES-3 e ST-11, deixarem de entregá-las nos prazos, formas e locais estabelecidos.
2. Esses contribuintes, designados "Omissos de GIA", estarão sujeitos às penalidades previstas na alínea "a" do inciso VII do artigo 592 do RICMS, na redação dada pelo artigo 1°, inciso V, do Dec. 40.670 de 16.02.96.(Lei 6.374/89, artigo 85, inciso VII, alínea "a", na redação da Lei 9.329/95, artigo 1°, inciso V).
3. Para impor as penalidades, será emitido um Auto de Infração e Imposição de Multa - AIIM, por meio eletrônico, em formulário próprio, numerado e em 3 (três) vias, assim compostas e destinadas:
1ª via- Posto Fiscal/Processo (acompanhada de comprovante de remessa ao correio );
2ª via- Posto Fiscal/ Prontuário;
3ª via- Contribuinte (contendo o Comprovante de Entrega e GARE-ICMS, para recolhimento).
4. O AIIM terá como remetente o Posto Fiscal Administrativo, (quando houver) ao qual o contribuinte esteja vinculado, para fins de devolução do aviso do correio e providências decorrentes.
5. O AIIM será assinado por meio de chancela eletrônica, pelo Inspetor Fiscal da área em que o contribuinte omisso está vinculado.
6. Concomitantemente com a emissão dos AIIMs, serão também elaboradas relações com nome e inscrição dos autuados, por Posto Fiscal, e encaminhadas às respectivas Inspetorias Fiscais, para conhecimento.
7. O pagamento da multa do AIIM não dispensa o contribuinte de entregar a(s) GIA(s) em atraso, nos postos de recepção de GIAs indicados pela Secretaria da Fazenda.
PROCEDIMENTOS
I - Emissão do Auto de Infração e Imposição de Multa Eletrônico (primeira autuação)
1. Ao se confirmar a omissão de GIA na Conta Fiscal, um AIIM impondo a multa no valor de 100 (cem) UFESPs será emitido por meio eletrônico pelo CINEF, e postalizado diretamente ao contribuinte.
1.1. A primeira e a segunda via dos AIIMs serão encaminhadas, pelo CINEF, com relação de remessa ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte, ou Posto Fiscal Administrativo, onde houver.
1.2. As Delegacias Regionais ficarão incumbidas de fornecer e manter atualizadas junto ao CINEF, as assinaturas dos responsáveis pelos AIIMs, colhidas em formulário próprio para registro no sistema de processamento. Essas atualizações (sempre que houver) deverão ser fornecidas automaticamente pelas Delegacias, diretamente ao CINEF, via ofício, para constar dos AIIMs a serem emitidos no mês subsequente.
1.3. Nos casos em que o contribuinte foi localizado pelo correio, este devolverá o Comprovante de Entrega assinado, ao Posto Fiscal Administrativo, que deverá anexá-lo à primeira via do AIIM.
1.4. O AIIM Eletrônico permanecerá no PF Administrativo durante a fluência do prazo de 30 dias, para apresentação de defesa ou pagamento da multa.
1.5. Quando optar pela defesa, o contribuinte deverá apresentá-la no PF Administrativo a que estiver vinculado.
1.6. Se apresentada defesa, o AIIM será encaminhado ao Inspetor Fiscal da área, para manifestação e devolução ao PF Administrativo, que encaminhará à SJ, para julgamento após A e P.
1.7. Se transcorrido o prazo de 30 dias e não for apresentada defesa, nem for constatado o pagamento do AIIM, o PF Administrativo atestará esta condição e encaminhará o expediente do AIIM à SJ, após A e P.
1.8. Caso o autuado tenha entregue a GIA antes do recebimento do AIIM, poderá procurar o Posto Fiscal de sua vinculação, apresentando o respectivo comprovante.
1.8.1. O chefe do Posto Fiscal, após confirmar a entrega da GIA no sistema de processamento, observando a data do Comprovante de Entrega do correio, em poder do Posto Fiscal, deverá proceder ao cancelamento do AIIM, com despacho fundamentado nos termos do artigo 600 do RICMS.
1.8.2. Caso a pesquisa realizada no item anterior resulte negativa, proceder conforme o MTF (vol. II) - Roteiro 2.04 - Omissos de GIA, com nova redação dada pelo Ofício Circular DEAT-G, série MTF n°001/97, aplicando os itens 2.04.03 à 2.04.06. Após confirmada a regularidade do contribuinte , o chefe do Posto Fiscal deverá proceder ao cancelamento do AIIM, com despacho fundamentado nos termos do artigo 600 do RICMS.
1.8.3. Após o cancelamento, o chefe do Posto Fiscal deverá comunicar o fato ao CINEF/SFC, via ofício, para que seja providenciada a baixa desse AIIM no sistema de processamento.
2. Quando o contribuinte não for localizado pelo correio, serão adotados os seguintes procedimentos:
2.1. O AIIM será devolvido pelo correio ao Posto Fiscal Administrativo da área a que pertence o contribuinte omisso.
2.2. Neste caso, o Posto Fiscal Administrativo remeterá o AIIM ao PF Executivo, para que seja desenvolvido o Roteiro 2.05 do Manual de Técnicas Fiscais - MTF (vol. II): Localização de Contribuinte.
2.2.1. Se localizado o contribuinte, ou um dos sócios, o AFR entregará pessoalmente o AIIM (3°via), mediante Comprovante de Entrega, o qual assinado deverá ser juntado à 1ª via, já em poder do AFR.
2.3. Se não localizado o contribuinte, o AFR deverá desenvolver o subitem 2.05.08 do Roteiro 2.05 do MTF (vol. II): Proposta de Bloqueamento da Inscrição Estadual.
2.3.1. No caso de o AFR localizar um dos sócios e este comprovar que a empresa paralisou suas atividades, em data anterior ao período dado como "omisso de GIA", o diligenciante juntará a Proposta de Bloqueamento da Inscrição ao AIIM Eletrônico e proporá à SJ a declaração de improcedência da autuação.
2.4. Não localizado o contribuinte ou sócios e quando as diligências demonstrarem que o estabelecimento estava em atividade no período indicado como "omisso", o AIIM será encaminhado à SJ para julgamento.
3. O contribuinte deverá sempre ser notificado das decisões do SJ, de acordo com as normas em vigor, tendo ainda o direito de interpor recurso junto ao T.I.T, na forma regulamentar.
4. Quando o contribuinte autuado pagar o débito, o procedimento do Posto Fiscal será análogo ao utilizado para qualquer outro tipo de AIIM. Este fato será registrado na Conta Fiscal do contribuinte.
II - Segunda Autuação (após o 10° dia útil)
1. Após o 10° dia útil a contar do vencimento do prazo estabelecido para a entrega da GIA, caso o contribuinte ainda não a tenha entregue, estará sujeito a uma segunda autuação, conforme alínea "a" do inciso VII do artigo 592 do RICMS.
2. O DTE, subsistema responsável pela identificação dos Omissos de GIA, disponibilizará no sistema de processamento, a listagem dos contribuintes que não efetivaram a entrega da GIA. Esta listagem incluirá os contribuintes que já receberam o AIIM Eletrônico e ainda não entregaram a GIA.
2.1. Para estes casos, o DTF (subsistema responsável pela programação fiscal), emitirá as Ordens de Fiscalização (OF), por inscrição estadual, para os contribuintes omissos.
2.2. Uma vez disponível a OF (Omissos), o Posto Fiscal Executivo deverá aplicar o Roteiro 2.04 do Manual de Técnicas Fiscais -MTF (vol. II) - Omissos de GIA , com nova redação dada pelo Ofício Circular DEAT-G, série MTF n°001/97.
2.3. Antes da diligência ao estabelecimento do contribuinte, o AFR deverá consultar o sistema para verificar se o mesmo ainda continua "omisso".
Assunto : Encaminha Rotina CINEF-DEAT n° 006/97, que disciplina os procedimentos relativos a GIA ELETRÔNICA.
Para conhecimento, divulgação e providências, encaminhamos, a Rotina CINEF-DEAT n° 006/97, que disciplina os procedimentos para recepção, validação e transferência de dados da GIA ELETRÔNICA.
ROBERTO ANTÔNIO MAZZONETTO
Assunto: disciplina os procedimentos para recepção, validação e transferência de dados da GIA ELETRÔNICA
Os Diretores do Centro de Informações Econômico-Fiscais - CINEF e da Diretoria Executiva da Administração Tributária - DEAT, usando da faculdade que lhes conferem os artigos 15 inciso I , 116-B inciso I e IV e 117 inciso V do Decreto N.º 51.197/68, expedem a seguinte rotina, contendo quatro (4) instruções, para cumprimento pelas unidades subordinadas, esclarecendo que em cada instrução, a descrição dos procedimentos é precedida de informações sobre a matéria tratada, incluídas para facilitar o entendimento.
Instrução n.º 1
INSTALAÇÃO DOS SOFTWARES
1 - INSTALAÇÃO DO PROGRAMA VALIDADOR
PROCEDIMENTOS
1.1. Instalar o programa validador conforme instruções do manual do usuário.
1.2. Para o cadastramento dos responsáveis pela validação, o Chefe do PF deverá:
1.3. Caso o PF esteja aparelhado para transmitir os dados das GIAs validadas por EDI, efetuar o cadastramento dos dados do provedor na opção Cadastro do Provedor, indicando:
1.4. No caso de o PF ter um Posto de Recepção/Validação fora da repartição fiscal, o Chefe deverá designar um AFR para ser responsável. No Posto de Recepção, o responsável deverá:
2 - INSTALAÇÃO DO SOFTWARE DE COMUNICAÇÃO
INFORMAÇÕES
O programa de comunicação GIA400 foi desenvolvido pela EMBRATEL e deve ser utilizado para transmitir, ao CINEF, via EDI, os dados das GIAs validadas.
PROCEDIMENTOS
2.1. A instalação do programa de comunicação será efetuada por funcionário da EMBRATEL, que deverá configurar o software deixando-o em condições de uso imediato e orientar pelo menos um funcionário local sobre os procedimentos de instalação e configuração.
Instrução n.º 2
RECEPÇÃO E VALIDAÇÃO DE GIA ELETRÔNICA
I - GIA NORMAL
INFORMAÇÕES
Consideram-se "GIA normal" as GIAs CEC-1, RPA-2, RES-3 e ST-11 de qualquer período de referência ( operações a partir de 01/91 ), isto é, que não seja substitutiva ou coligida.
1 - VALIDAÇÃO DO DISQUETE NO MOMENTO DA RECEPÇÃO
PROCEDIMENTOS
1.1. O encarregado pela recepção e validação deve inicializar o programa validador conforme as instruções do manual do usuário, informando duas vezes a data atual e a sua senha, quando solicitado. Caso a data informada não coincida com a do micro, o usuário deverá sair do programa VALIDADOR e corrigir a data pelo sistema operacional.
2 - RECEPÇÃO DE DISQUETES PARA VALIDAÇÃO A POSTERIORI
INFORMAÇÕES
A validação do disquete a posteriori deverá ser tratada como procedimento de exceção, que somente poderá ser utilizado nas seguintes hipóteses :
PROCEDIMENTOS
2.1. Ao receber o disquete gravado, será adotado o que consta nos subitens 1.2 e 1.3 desta instrução.
3 - VALIDAÇÃO DO DISQUETE A POSTERIORI PELAS UNIDADES FISCAIS
INFORMAÇÕES
A validação de disquetes de GIA a posteriori deverá ser efetuada pela unidade indicada pela Inspetoria Fiscal na ocorrência das hipóteses de exceção previstas no item 2.
PROCEDIMENTOS
3.1. Os disquetes recebidos para validação posterior devem ser validados até o dia útil subsequente ao do recebimento, pela unidade indicada pela Inspetoria, por meio do programa validador conforme instruções do manual do usuário.
II - GIA SUBSTITUTIVA
INFORMAÇÕES
A GIA Substitutiva, modelos CEC-7, RPA-8, RES-9 e ST-13, somente poderá ser entregue em disquete, com a geração de uma única GIA por disquete e deverá ser acolhida no Posto Fiscal da jurisdição do contribuinte.
4 - VALIDAÇÃO DO DISQUETE DA GIA SUBSTITUTIVA
PROCEDIMENTOS
4.1. Antes do acolhimento do pedido de substituição, verificar se para cada Gia substitutiva há apenas um disquete e duas vias do PROTOCOLO DE ENTREGA (anexo 3/3-A) e se o contribuinte está jurisdicionado ao PF. Caso essas condições não forem atendidas, o pedido não deverá ser acolhido.
III - GIA COLIGIDA
INFORMAÇÕES
As GIAs coligidas, modelos CEC-4, RPA-5, RES-6 e ST-12, somente poderão ser geradas pelo AFR com base nos dados extraídos dos livros fiscais. Para isso o programa gerador da GIA deverá ser inicializado com o comando "gia coligidannnnnn", onde nnnnnn é o número da identidade funcional do AFR.
PROCEDIMENTOS
5.1. Após o devido controle de qualidade efetuado pela sua Chefia , o AFR deverá apresentar as duas vias do protocolo e o disquete no PF Administrativo da sua área de atuação. O Posto deverá proceder à sua validação, para a qual aplicam-se os mesmos procedimentos explicitados anteriormente.
Instrução n.º 3
TRANSFERÊNCIA DE DADOS VALIDADOS
INFORMAÇÕES
Os dados das GIAs validadas devem ser transferidos dos postos de recepção/validação para a base de dados centralizada, administrada pelo CINEF.
1 - TRANSFERÊNCIA DE DADOS DE GIA POR EDI
INFORMAÇÕES
O VALIDADOR, ao gerar o arquivo para transferência GIA.VAL (no diretório VALIDA) transfere automaticamente os dados para o arquivo VALBACK.DBF (no diretório VALIDA), limpando o arquivo VALIDADO.DBF. A opção MANUTENÇÃO DE ARQUIVOS/RECUP. PROTOCOLO permite a recuperação dos dados.
PROCEDIMENTOS
1.1. Ao final do dia, antes da geração do GIA.VAL para transmissão, confrontar os totais de protocolos e GIAs, que constam na opção CONSULTA/PROTOCOLOS A TRANSMITIR, com o total físico e a somatória das quantidades de GIAs constantes nos protocolos de entrega.
2 - POSTO DE RECEPÇÃO/VALIDAÇÃO COM MAIS DE UM MICRO VALIDADOR
PROCEDIMENTOS
2.1. Caso o Posto de Recepção/Validação possua mais de um micro validador e apenas um deles tenha condições de transmitir os dados via modem:
PROCEDIMENTOS
3.1. O Posto Fiscal deverá validar normalmente as GIAs acolhidas e transmití-las assim que for restabelecido o sistema EDI.
4 - POSTO FISCAL NÃO HABILITADO PARA TRANSMISSÃO VIA EDI
PROCEDIMENTOS
4.1. A Inspetoria deverá determinar qual será a unidade que efetuará a transmissão dos arquivos com as GIAs validadas pela outra unidade.
Instrução n.º 4
RECEPÇÃO DAS GIAs PELO CINEF
1 - RECEPÇÃO DE GIAs VALIDADAS TRANSMITIDAS VIA EDI PELOS POSTOS DE RECEPÇÃO/VALIDAÇÃO
PROCEDIMENTOS
1.1. Verificar existência de GIAs na caixa postal: duas vezes ao dia, no período normal de recepção e uma vez ao dia no restante do mês.
2 - RECEPÇÃO DE GIAs TRANSMITIDAS VIA EDI PELOS CONTRIBUINTES
PROCEDIMENTOS
2.1. Verificar a existência de GIAs na caixa postal: duas vezes ao dia, no período normal de recepção e uma vez ao dia no restante do mês.
3 - GIAs VALIDADAS E NÃO PROCESSADAS NA CONTA FISCAL DO CONTRIBUINTE
PROCEDIMENTOS
3.1. Constatado que a GIA foi recepcionada, validada e transmitida, providenciar junto ao contribuinte, cópia do DEMONSTRATIVO AUXILIAR DE APURAÇÃO DO ICMS e do PROTOCOLO DE ENTREGA DE GIAs;
4 - ENVIO DE NOTIFICAÇÃO PARA SUBSTITUIÇÃO DE DISQUETES NÃO VALIDADOS
PROCEDIMENTOS
4.1. Ao receber, via fax, a COMUNICAÇÃO DE RECEPÇÃO DE DISQUETE NÃO VALIDADO (anexo 9) com os protocolos em anexo, providenciar a notificação para os contribuintes entregarem nova GIA, indicando ou informando:
São Paulo, 10 de setembro de 1997
DIRETOR EXECUTIVO
Esta rotina substitui a Rotina CINEF-DEAT n.º 003/96 de 16 de setembro de 1996.
1.2.1. inicializar o programa conforme as instruções do manual;
1.2.2. quando for solicitada a senha, digitar a senha geral, POSTO001;
1.2.3. no menu de seleção escolher a opção CADASTRO DE RESPONSÁVEL;
1.2.4. na tela da Tabela de Responsável, deletar a linha da senha geral. Para isto, com o cursor em qualquer das colunas existentes, acionar a tecla DEL, DELETE ou equivalente. Em seguida, confimar a deleção;
1.2.5. o Chefe do PF deve cadastrar-se, no nível 5, pois é o responsável pela segurança do sistema;
1.2.6. em seguida, cadastrar os demais funcionários que irão operar o validador, observando o seguinte critério quanto à estrutura do nível da senha:
a) nível 5 - faz tudo, ou seja, tem acesso à tabela de responsável, podendo incluir ou excluir os operadores e validar as GIAs normais, substitutivas e coligidas.
b) níveis 4, 3 e 2 - valida GIAs normais, substitutivas e coligidas.
c) nível 1 - valida somente gia normal.
1.3.1. no campo Provedor - EMBRATEL;
1.3.2. no campo Remetente - CP/NOME, onde CP é o n.º da caixa postal e NOME é o nome, atribuídos à unidade pelo sistema EDI;
1.4.1. instalar o programa, identificando o Posto de Recepção com os mesmos dados do PF/DRT e município a que está vinculado;
1.4.2. cadastrar-se como nível 5 e aos demais como nível 1;
1.4.3. caso esteja equipado para transmitir os dados das GIAs validadas via EDI, proceder como no subitem 1.3, indicando no campo Remetente a caixa postal e o nome do PF a que estiver vinculado.
O sistema EDI trabalha com os conceitos básicos comuns às comunicações via CORREIO ELETRÔNICO, ou seja, as mensagens são transmitidas do remetente para a caixa postal do destinatário, que deverá abrí-la para conhecer o seu conteúdo.
Todas as unidades envolvidas no processo de recepção e validação da GIA ELETRÔNICA terão uma caixa postal própria, atribuída e controlada pelo CINEF.
2.2. Um integrante do NA-PROMOCAT da DRT (C) deverá acompanhar os trabalhos do funcionário da EMBRATEL, ficando responsável pela aceitação do serviço.
2.3. O disquete de instalação do programa de comunicação, endereço do remetente (composto de número da caixa postal e nome) e a senha da caixa postal serão entregues ao Chefe do PF, que será o responsável pela guarda do disquete e pelo sigilo da senha.
2.4. A senha de acesso poderá ser informada ao funcionário responsável pela operação do software de comunicação, que deverá ser alertado sobre a necessidade de mantê-la sob sigilo.
2.5. Como procedimento básico de segurança do sistema, a senha atribuída à unidade deverá ser alterada na primeira vez que o programa for operado por usuário local e sempre que se constatar seu conhecimento por pessoa não habilitada a operar o programa.
2.6. Para os usuários de pouca experiência, é recomendável que se efetue, uma cópia de segurança (backup) do diretório onde foi instalado o software, pois em caso de perda de dados, ocasionada por vírus ou qualquer outro problema no disco rígido, poderá ser feita a restauração do diretório, recuperando-se o programa já configurado.
2.7. Os Postos de Recepção instalados fora das unidades fiscais devem ter seus micros configurados com os dados do PF a que estiverem vinculados, pois as correspondências eletrônicas serão remetidas para o PF.
Os locais habilitados a receber a GIA ELETRÔNICA, divulgados por Comunicado CAT, são designados genericamente por Postos de Recepção, podendo ser instalados na unidade fiscal ou fora dela.
Os postos de recepção aceitarão disquete contendo GIA normal de contribuintes de qualquer jurisdição, desde que referentes a operações realizadas a partir de 01/91. O disquete poderá conter uma ou mais GIAs, referentes a um ou mais períodos, de um ou diversos contribuintes.
1.2. Ao receber o disquete acompanhado de duas vias do Protocolo de Entrega de GIAs em Disquetes (anexos 1 e 2), verificar:
1.2.1. se o disquete está identificado por etiqueta (anexo 6), contendo os seguintes dados: número do protocolo, mês e ano da última referência gravada, nome do responsável e telefone para contato;
1.2.2. se os dados do protocolo de entrega correspondem aos dados indicados na etiqueta do disquete e se as duas vias estão assinadas.
1.3. Em caso de qualquer irregularidade relativamente ao subitem 1.2, devolver, ao portador, o disquete (sem validá-lo) e as vias do protocolo de entrega para que seja providenciado o saneamento.
1.4. Em caso de regularidade, efetuar a leitura das informações contidas no disquete, por meio do programa validador, conforme instruções do manual do usuário.
1.4.1. Constatada a validação do disquete efetuar os seguintes procedimentos no protocolo de entrega:
1.4.1.1. assinalar, nas vias do protocolo de entrega, a opção "consistida e validada", preenchendo no campo próprio, a quantidade de GIAs validadas;
1..4.1.2. carimbar e visar as duas vias do protocolo, utilizando carimbo que identifique a data e o PF, devolvendo ao portador a via pertencente ao contribuinte (anexo 2 - VIA - CONTRIBUINTE), juntamente com o disquete validado, retendo a outra via (anexo 1 - VIA - SEC. FAZENDA) para arquivo no PF;
1.4.2. Verificada qualquer irregularidade na leitura do disquete, o motivo da recusa será assinalado no protocolo de entrega - via do contribuinte (anexo 2), que deverá ser devolvida ao portador juntamente com o disquete, sem protocolar a sua apresentação.
a) na ocorrência de problemas técnicos no equipamento que impossibilitem naquele momento a validação no próprio Posto de Recepção;
b) em Postos de Recepção não aparelhados para validação imediata, que somente poderão acolher disquetes de contribuintes da própria localidade;
2.2. Em caso de regularidade, o funcionário encarregado da recepção deverá :
2.2.1. reter o disquete devidamente identificado;
2.2.2. no protocolo de entrega, apor carimbo do Posto de Recepção e visto no quadro próprio, assinalando no campo "PARA USO DO ÓRGÃO RECEBEDOR" a opção "RECEBIDA PARA VALIDAÇÃO POSTERIOR" em ambas as vias do protocolo de entrega (anexos 1 e 2), devolvendo ao portador, a via do protocolo do contribuinte (anexo 2);
2.2.3. informar ao portador do disquete que o mesmo não será restituído e, ocorrendo recusa pelo programa validador, o(s) contribuinte(s) será(ão) notificado(s) a entregar novo disquete em Posto de Recepção aparelhado para validação.
2.3. Ao final do expediente, os disquetes e os respectivos protocolos de entrega deverão ser remetidos para validação em outra unidade, seguindo orientação da Inspetoria Fiscal, observando-se o seguinte:
2.3.1. a relação de remessa deverá indicar a quantidade de disquetes remetidos e a data de recepção dos mesmos;
2.3.2. os disquetes deverão ser acondicionados em porta-disquetes ou outra embalagem rígida que garanta a sua integridade, identificados com a expressão "GIA ELETRÔNICA" e nome do Posto de Recepção remetente.
3.2. Caso o disquete seja validado, proceder ao arquivamento dos protocolos de entrega (anexo 1) no próprio local de validação, observando os procedimentos da INSTRUÇÃO N.º 3.
3.3. Caso seja impossível efetuar a validação do disquete, assinalar na via do protocolo de entrega (anexo 1) no campo "Recusado pelo motivo assinalado abaixo" o motivo da não validação, tomando ainda as seguintes providências:
3.3.1. ao final do expediente, relacionar no formulário Comunicação de Recepção de Disquete não Validado (anexo 9), os protocolos de entrega referentes aos disquetes não validados;
3.3.2. até o dia útil subsequente transmitir ao CINEF, via fax, a comunicação referida no subitem anterior, juntando a(s) respectiva(s) via(s) do(s) protocolo(s), para que seja(m) expedida (s) notificação(ões) ao(s) contribuinte(s) e bloqueada a emissão de AIIM por falta de entrega de GIA;
3.3.3. arquivar a comunicação expedida, os protocolos de entrega e a confirmação da recepção do fax;
3.3.4. paralelamente às providências dos subitens 3.3.1 a 3.3.3, deverá ser efetuado contato telefônico com o responsável pela entrega do disquete não validado, com base nos dados da etiqueta do mesmo, solicitando nova entrega do disquete, em 24 horas, e indicando para local de entrega um posto de recepção equipado para validação e transmissão via EDI.
3.4. o responsável pela validação providenciará a devolução do(s) porta-disquete(s) às unidades receptoras.
Caso o contribuinte ou seu representante apresente a GIA Substitutiva em PF fora da sua jurisdição, o mesmo deverá ser encaminhado a unidade fiscal a qual pertença.
Está dispensada a lavratura de termo de substituição da GIA no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências.
4.2. Caso sejam atendidas as condições do subitem anterior, exigir a apresentação dos documentos a seguir:
a) a GIA incorreta a ser substituída em papel ou o DEMONSTRATIVO AUXILIAR À APURAÇÃO DO ICMS (anexo 5) emitido pelo programa gerador da GIA e o respectivo protocolo de entrega, original ou cópia, quando a GIA incorreta tiver sido entregue em meio eletrônico ou teleprocessamento (anexos 2 ou 7);
b) a FIC ou a última DECA;
c) os livros de Registro de Entradas, Registro de Saídas e Registro de Apuração do ICMS, que apresentem a escrituração do período de referência da GIA a ser substituída e qualquer outro livro ou documento que seja indispensável à constatação do erro;
d) o comprovante de recolhimento da taxa de substituição de GIA - GARE-DR - código de receita 167-3.
4.3. Na substituição da GIA deverão ser observadas as disposições da Portaria CAT-GPG 1/82 e os cuidados e procedimentos contidos na Rotina CINEF-DEAT n° 02/82 (Ofício Circular DEAT-G Série O&M n° 11/82), com as adequações necessárias à nova forma de apresentação da GIA (emissão por meio eletrônico).
4.4. No caso de necessidade de verificação fiscal para subsidiar a decisão sobre o deferimento no pedido de substituição, assinalar a opção "Verificação fiscal, Retornar em / / " no protocolo de entrega, fixando prazo para retorno no campo próprio, devolvendo ao portador a via destinada ao contribuinte.
4.5. Em caso de deferimento do pedido de substituição, adotar os procedimentos de recepção e validação da GIA - descritos no item 1, observando o seguinte:
4.5.1. ocorrendo a validação, arquivar em pasta própria por ordem de inscrição estadual a via do fisco do PROTOCOLO DE ENTREGA DE GIA SUBSTITUTIVA (anexo 3), anexando o comprovante de recolhimento da taxa de substituição e a GIA incorreta que está sendo substituída (quando apresentada em papel) ou a cópia do DEMONSTRATIVO AUXILIAR À APURAÇÃO DO ICMS (anexo 5) referente à GIA incorreta, quando entregue em meio eletrônico.
4.5.2. em caso de substituição motivada por erro na inscrição estadual ou no mês de referência deverão ser encaminhados ao CINEF-SFC os seguintes documentos :
a) cópia da GIA incorreta que está sendo substituída (quando apresentada em papel) ou a cópia do DEMONSTRATIVO AUXILIAR À APURAÇÃO DO ICMS (anexo 5) referente à GIA incorreta (quando entregue em meio eletrônico)
b) cópia do PROTOCOLO DE ENTREGA DE GIA SUBSTITUTIVA (anexo 3) referente à GIA substitutiva acolhida.
5.2. Após a validação , o Posto Fiscal deverá carimbar, datar e visar as duas vias do "PROTOCOLO DE ENTREGA DE GIA COLIGIDA" (anexo 4) que terão a seguinte destinação :
5.2.1. a VIA - FISCALIZAÇÃO - devolver ao AFR, para arquivo no PF Executivo, em pasta própria, por ordem de inscrição estadual, dispensada esta providência nas localidades que possuírem apenas uma unidade fiscal.
5.2.2. a VIA - SEC. FAZENDA - Arquivo do PF Administrativo, em pasta própria, por ordem de inscrição estadual;
5.3. O "DEMONSTRATIVO AUXILIAR À APURAÇÃO DO ICMS" (anexo 5) deverá ser entregue ao contribuinte caso seja solicitado.
O chefe do PF é o responsável pela transferência e integridade das GIAs validadas.
É importante que essa transferência se faça o mais rapidamente possível, pois o Sistema GIA possui um módulo para emissão automática de AIIM por falta de entrega de GIA.
Os dados das GIAs validadas são armazenados no arquivo VALIDADO.DBF no diretório VALIDA.
A Instrução n.º 1 contém informações e instruções sobre a instalação do programa de comunicação GIA400 que deve ser utilizado para a transferência dos dados de GIA para o CINEF, via EDI.
O GIA400 executará automaticamente as operações necessárias à transmissão.
Quando a transmissão se completar com sucesso o programa renomeia o arquivo GIA.VAL para GIAAAMM.NNN(onde AA é o ano vigente, MM é o mês vigente e NNN é o número de ordem sequencial das transmissões efetuadas). O arquivo renomeado é transferido para o subdiretório BACKUP do diretório EDI.
1.1.1. em caso de inconsistência proceder conforme segue :
1.1.1.1. caso haja excesso de protocolos ou GIAs no arquivo VALIDADO.DBF, identificar o protocolo que corresponde ao disquete validado sem retenção do protocolo de entrega e tomar as providências necessárias para obtê-lo;
1.1.1.2. caso haja excesso de protocolos ou GIAs nos PROTOCOLOS DE ENTREGA, identificar o PROTOCOLO retido sem a validação do disquete correspondente e tomar as medidas necessárias para que o mesmo seja reapresentado;
1.1.2. em caso de consistência, anotar os totais obtidos de protocolos e GIAs.
1.2. Gerar o arquivo para transmissão (GIA.VAL), que deverá ser transmitido, no máximo até a manhã do dia seguinte. Para tanto:
1.2.1. utilizar o programa validador (opção Geração de GIAs validadas - via EDI);
1.2.2. informar (utilizando a tecla F2):
a) no campo provedor - EMBRATEL
b) no campo remetente -CP/NOME onde CP é o número da caixa postal e NOME é a designação atribuída à cada unidade no sistema EDI.
1.2.3. após a geração do arquivo, optar pela emissão da relação de remessa na impressora.
1.3. Confrontar o dados anotados no item 1.1.2, com os dados constantes na relação de remessa:
1.3.1. em caso de consistência, arquivar os protocolos de entrega, capeados pela respectiva relação de remessa, em pasta própria, por ordem de data;
1.3.2. em caso de inconsistência utilizar a opção MANUTENÇÃO DE ARQUIVOS-RECUP PROTOCOLO-POR DATA VALID., que relaciona os protocolos de GIAs validadas no dia. Para o caso somente de consulta, não deve ser marcado nenhum protocolo e nem acionada a tecla F3, pois isto efetivaria a recuperação;
1.3.2.1. verificadas as inconsistências, proceder de acordo com os itens 1.1.1.1 ou 1.1.1.2.
1.4. Executar o programa de comunicação, procedendo conforme segue:
1.4.1. entrar no diretório GIA400 (CD\GIA400) e utilizar o comando GIA400 para inicializar o programa;
1.4.2. escolher a opção TRANSMITIR DOCUMENTOS e informar a senha da caixa postal, quando solicitada.
1.5. Aguardar a transmissão que será efetuada automaticamente.
1.5.1. caso a transmissão seja concluída com sucesso, escolher, no menu principal, a opção RELATÓRIOS-TRANSMISSÃO e imprimir o relatório de transmissão;
1.5.2. efetuar a análise do relatório, conferindo no mínimo as seguintes informações:
a) se existe o NÚMERO DA MENSAGEM (ex: MENSAGEM XX/YY);
b) se as informações abaixo da mensagem - DIA DA SEMANA, DATA E HORÁRIO, correspondem ao momento da transmissão ;
c) se abaixo das informações referidas na alínea anterior consta a mensagem "TÉRMINO DE ENVIO NORMAL";
1.5.3. arquivar o relatório juntamente com a relação de remessa e os protocolos de entrega referidos no subitem 1.3.1 desta Instrução;
1.5.4. caso haja problemas com a transmissão, seguir as orientações do programa, de modo a garantir o prazo de transmissão dos dados das GIAs validadas (até o dia seguinte ao da validação).
1.6. O PF deve consultar diariamente a sua caixa postal para retirar o RECIBO ELETRÔNICO DE GIAs VALIDADAS (anexo 10) que comprova a regularidade da leitura dos arquivos transmitidos. 1.6.1. sempre que houver transmissão de novo arquivo GIA.VAL o programa GIA400 verifica automaticamente a existência de RECIBOS ELETRÔNICOS na caixa postal e, em caso positivo, baixa os arquivos automaticamente para o diretório C:\EDI\RECEBE;
1.6.2. não havendo previsão de transmissão de GIAs validadas e existindo recibos pendentes:
a) executar o programa GIA400;
b) consultar a caixa postal pela opção RECEBER RECIBOS, informando a senha quando solicitada;
c) aguardar que o programa faça a conexão, a verificação e a baixa dos arquivos existentes;
d) após a conclusão da operação, verificar os documentos recebidos na opção RELATÓRIOS-RECEPÇÃO;
e) para imprimir recibos eletrônicos utilizar a opção no menu RECIBOS ELETRÔNICOS, que permite a visualização em tela e a impressão dos recibos; os arquivos estão no diretório C:\EDI\RECEBE e são designados no formato MENSNNNN.PRO, onde NNNN é um número sequencial de 0001 a 9999.
1.7. Confrontar os dados do recibo eletrônico com a relação de remessa:
1.7.1. em caso de consistência, arquivar o recibo eletrônico juntamente com os protocolos de entrega e a relação de remessa.
1.7.2. em caso de inconsistência, contatar o CINEF para verificações.
1.8. Caso o "RECIBO ELETRÔNICO DE GIAs VALIDADAS" (anexo 10) não tenha sido recebido até o terceiro dia, a partir da transmissão, contatar o CINEF, fone (011) 233.2422.
2.1.1. gerar os arquivos de transmissão GIA.VAL em cada micro isoladamente;
2.1.2. transmitir primeiramente o arquivo GIA.VAL do micro equipado com o modem, conforme itens 1.4 e 1.5;
2.1.3. copiar o arquivo GIA.VAL gerado no micro sem modem para um disquete; para tanto, utilizar o gerenciador de arquivos do WINDOWS ou, no prompt do DOS digitar o comando COPY C:\VALIDA\GIA.VAL A: (ou B:)
ATENÇÃO!
Caso o sistema operacional indique a existência de um arquivo GIA.VAL no diretório C:\VALIDA, não complete a operação, pois significa que existem GIAs que ainda não foram transmitidas e os dados serão perdidos.
2.1.4. copiar o arquivo GIA.VAL do disquete para o diretório C:\VALIDA do micro equipado com o modem; para tanto, utilizar o gerenciador de arquivos do WINDOWS ou, no prompt do DOS digitar o comando COPY A:(ou B:) GIA.VAL C:\VALIDA, conforme o disquete esteja no drive A ou B;
3 - POSTO DE RECEPÇÃO/VALIDAÇÃO IMPOSSIBILITADO TEMPORARIAMENTE DE TRANSMITIR VIA EDI
3.2. Quando esta impossibilidade ocorrer no último dia previsto na legislação para entrega das GIAs normais, deverão ser observados os procedimentos previstos no item 4.
4.2. O Posto Fiscal que validou deverá:
4.2.1. gerar um único GIA.VAL, ao final do prazo legal de entrega de GIAs, informando no campo Provedor - EMBRATEL e no campo Remetente os dados da unidade transmissora;
4.2.2. copiar o arquivo GIA.VAL para um disquete conforme instruções do subitem 2.1.3, travando-o contra gravações e identificando-o com etiqueta contendo a expressão "GIAs validadas", o nome do posto e a data da geração do arquivo GIA.VAL;
4.2.3. até o dia seguinte ao da geração, providenciar entrega, em mãos, do disquete à unidade transmissora, acompanhado de duas vias da relação de remessa gerada pelo validador;
4.2.4. arquivar os protocolos de entrega juntamente com a via da relação de remessa e, posteriormente, anexar o recibo eletrônico a ser recebido da unidade transmissora conforme itens abaixo;
4.2.5. executar, no que couber, os procedimentos previstos no item 1.
4.2.6. contatar a unidade transmissora para esclarecimentos, em caso desta não ter remetido o Recibo Eletrônico de GIAs Validadas (anexo 10) no prazo de uma semana, contados da data do envio do disquete.
4.3. A unidade transmissora deverá:
4.3.1. receber o disquete, carimbando as duas vias da relação de remessa e devolvendo uma via ao portador;
4.3.2. transferir o arquivo do disquete para o diretório C:\VALIDA, conforme instruções do subitem 2.1
4.3.3. efetuar a transmissão conforme instruções do item 1;
4.3.4. após receber o recibo eletrônico correspondente, remetê-lo à unidade validadora, via malote ou via fax;
1.2. Após verificar a regularidade dos arquivos recebidos, emitir e enviar, via EDI, ao interessado o RECIBO ELETRÔNICO DE GIAs VALIDADAS (anexo 10), no máximo no dia seguinte ao do recebimento.
2.2. Após a validação, emitir e enviar, via EDI, ao interessado o PROTOCOLO DE ENTREGA DE GIAs -EDI (anexo 7) e a LISTAGEM DE GIAs ENTREGUES - EDI (anexo 8).
3.2. Enviar ao CINEF, cópia dos documentos relacionados no item anterior , juntamente com RELAÇÃO DE REMESSA e o RECIBO ELETRÔNICO desta GIA, para pesquisa nos arquivos de dados e:
3.2.1. Em caso positivo, o CINEF providencia a recuperação da GIA,
3.2.1. Em caso negativo, o CINEF solicita ao PF a recuperação e a retransmissão do arquivo.
4.1.1. o motivo da recusa da GIA original (que está assinalado nos protocolos anexos);
4.1.2. que o contribuinte terá três dias, a partir do recebimento da notificação para entregar a nova GIA;
4.1.3. que o contribuinte deverá entregar a nova GIA no PF capacitado para validar e transmitir por EDI, devendo ser esclarecido que se aplicam as mesmas regras da entrega original, quanto à gravação num único disquete de várias GIAs;
4.1.4. que no caso de o contribuinte já ter efetuado a nova entrega, deve desconsiderar a notificação. 
