Este Manual visa orientar a execução dos serviços de emissão de documentos e a escrituração de livros fiscais por contribuintes usuários de equipamentos de processamento eletrônico de dados, na forma estabelecida pelo Convênio ICM 01/84.

Contém instruções de preenchimento do pedido de autorização para utilização de processamento de dados e forma de fornecimento à Fiscalização da Secretaria da Receita Federal e às das Secretarias de Fazenda ou Finanças dos Estados e do Distrito Federal das informações abaixo, assim como, instruções de preenchimento do respectivo recibo de entrega.

I - EM MEIO MAGNÉTICO

Registros Fiscais

Tabela de Códigos de Emitentes

Tabela de Códigos de Mercadorias

2 - EM FORMULÁRIO CONTINUO

Livros Fiscais

DEFINIÇÃO DOS TERMOS UTILIZADOS NO MANUAL

Neste Manual onde se lê "Nota Fiscal" entenda-se por "Documento Fiscal".

Tabela de Códigos de Mercadorias refere-se à Lista de Códigos de Produtos.

QUEM ESTÁ SUJEITO A APRESENTAR INFORMAÇÕES

Os estabelecimentos contribuintes do IPI e/ou ICM (Indústria, Comércio Atacadista e Varejista) que obtiveram autorização para emissão de documentos fiscais através de processamento de dados, obedecidas as disposições do Convênio ICM 01/84, estão sujeitos à apresentação de informações fiscais em meio magnético e emissão dos livros fiscais em formulário continuo de acordo com as especificações indicadas neste Manual.

CRITÉRIOS BÁSICOS

Os estabelecimentos devem fornecer, quando solicitados pela Fiscalização Federal e/ou Estadual, as respectivas informações em meio magnético, de acordo com as categorias e condições abaixo:

1. Estabelecimentos cujo valor contábil anual de saídas, no exercício de apuração, seja igual ou superior a 360.000 (trezentas e sessenta mil) Obrigações Reajustáveis do Tesouro Nacional (ORTN's).

1.1. Se industrial, ou a ele equiparado pela legislação federal ou atacadista:

a) escrituração por sistema de processamento de dados dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas e Registro de Controle da Produção e do Estoque, facultada, quanto a este, a utilização de controle quantitativo, pelo mesmo sistema, nos termos do Ajuste SINIEF nº 2/72 de 23 de novembro de 1972;

b) manutenção do arquivo magnético pelo prazo de 1 (um) ano, contado da data da efetiva escrituração da totalidade das operações realizadas durante o respectivo exercício de apuração, dos registros de dados dos documentos fiscais.

1.2. Se varejista:

a) Escrituração por sistema de processamento de dados do Livro Registro de Entradas;

b) Manutenção do arquivo magnético pelo prazo de 1 (um) ano, contado da data da efetiva escrituração da totalidade das operações realizadas durante o respectivo exercício de apuração, dos registros de dados dos documentos fiscais correspondentes às entradas de mercadorias .

2. Estabelecimento cujo valor contábil anual de saídas, no exercício de apuração, seja menor que 360.000 (trezentas e sessenta mil) Obrigações Reajustáveis do Tesouro Nacional (ORTN's):

a) Escrituração por sistema de processamento de dados do livro de Registro de Saídas;

b) Manutenção do arquivo magnético pelo prazo de 6 (seis) meses, contados data do término da efetiva escrituração da totalidade das operações realizadas pelo contribuinte durante o período de apuração.

INSTRUÇÕES GERAIS

Os arquivos de Registros Fiscais deverão ser fornecidos à repartição fiscal em um dos seguintes meios magnéticos:

a) fita magnética;

b) disco flexível (diquete) de 8" (Protocolo SERPRO x ABICOMP);

c) disco flexível (diquete) de 5 1/4".

Consultar a repartição do Fisco Estadual, para verificar a possibilidade de aceitação, nas seguintes hipóteses:

1) fornecimento das informações em qualquer outro meio magnético diferente dos relacinados nos itens acima;

2) quanto à alínea "a", caso o contribuinte disponha de equipamento de unidade de fita com densidade de gravação diferente da especificada neste manual;

3) quanto à alínea "c", para estabelecimento de padrão de gravação.

Os estabelecimentos enquadrados no subitem 1.1 dos critérios básicos estão obrigados fornecer as informações a nível de item de Nota Fiscal.

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO PEDIDO

ITEM 01. CARIMBO DE INSCRIÇÃO ESTADUAL

Apor, de forma legível, o carimbo de inscrição estadual quando exigido pela legislação do Estado.

ITEM 02. MOTIVO DE PREENCHIMENTO

AUTORIZAÇÃO - assinalar com " x " no caso de pedido inicial de autorização para utilização de processamento de dados, inclusive na hipótese de adequação do sistema nos termos do convênio.

ALTERAÇÃO - assinalar com " x " quando se tratar de alteração de qualquer informação no pedido anterior, de autorização, preenchendo todos os campos do formulário.

DESISTÊNCIA - assinalar com " x " quando se tratar de desistência de utilização de processamento de dados, preenchendo apenas os campos de identificação do estabelecimento e do declarante.

ITEM S/N - PARA USO DO PROCESSAMENTO

Não preencher

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO E ENDEREÇO DO CONTRIBUINTE

ITEM 03. CGC (Nº BÁSICO/ORDEM - DV)

Preencher com o nº de inscrição completo (Nº Básico/Ordem e DV) do CGC do

Ministério da Fazenda.

ITEM 04. INSCRIÇÃO ESTADUAL

Preencher com o nº de inscrição estadual.

CÓDlGO DE ATIVIDADE ECONÔMICA ESTADUAL

Preencher com o código de atividade econômica estadual.

ITEM 05. FIRMA OU RAZÃO SOCIAL/NOME

Indicar, evitando abreviar, o nome do estabelecimento declarante.

ITEM 06 a 08. ENDEREÇO DO ESTABELECIMENTO

Colocar dentro de cada item apenas o que está sendo solicitado.

ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

ITEM 09. PORTE DO ESTABELECIMENTO (VALOR CONTÁBIL ANUAL DE SAÍDAS)

Indicar com " x " o porte no qual se enquadra o estabelecimento solicitante.

ITEM 10. DOCUMENTOS FISCAIS

Indicar com " x " o(s) documento(s) fiscal(is) a ser(em) processado(s) pelo sistema.

ITEM 11. LIVROS FISCAIS

Indicar com " x " o(s) livro(s) fiscal(is) a ser(em) emitido(s) pelo sistema.

UNIDADE DE PROCESSAMENTO DE DADOS

ITEM 12. PRÓPRIA/ DE TERCEIROS

Indicar com " x " se o processamento de dados é executado pela própria empresa ou por terceiros.

ITEM 13. INSCRIÇÃO ESTADUAL

Preencher com a inscrição estadual, se houver, da unidade de processamento de dados.

ITEM 14. INSCRIÇÃO MUNICIPAL

Preencher com a inscrição municipal, se houver, da unidade de processamento de dados.

ITEM 15. CGC (Nº BÁSICO/ORDEM - DV)

Preencher com o nº de inscrição completo (Nº Básico/Ordem e DV) da unidade de processamento de dados, se houver.

ITEM 16. FIRMA OU RAZÃO SOCIAL/NOME

Indicar, evitando abreviar, o nome do estabelecimento da unidade de processamento de dados.

ITEM 17 a 19. ENDEREÇO DA UNIDADE DE PROCESSAMENTO DE DADOS

Colocar dentro de cada item apenas o que está sendo solicitado.

ITEM 20. LOCALIZAÇÃO DO ARQUIVO

Indicar o endereço de localização do arquivo fiscal.

CONFIGURAÇÕES DO EQUIPAMENTO

Informar, como indicado, as configurações dos equipamentos de processamento de dados.

ITEM 21. RECEPÇÃO

Espaço destinado ao Agente Receptor do Fisco Estadual para registrar a recepção do Pedido de Autorização para Utilização de Processamento de Dados (Convênio ICM 01/84).

ITEM 22. DESPACHO

Espaço destinado ao Despacho da autoridade do Fisco Estadual.

DECLARANTE

LOCAL

Indicar o local de domicílio fiscal do declarante

DATA

Preencher com a data de entrega do Pedido de Autorização

NOME DO RESPONSÁVEL

Indicar o nome do responsável pelo estabelecimento

TELEFONE

Preencher com o nº do telefone

ASSINATURA

Destinado à assinatura do responsável

CPF

Indicar nº de inscrição, no CPF, do responsável

FORMA DE ENTREGA E DESTINAÇÃO DAS VIAS

O Pedido de Autorização será preenchido em 4 (quatro) vias e entregue à Repartição competente do Fisco Estadual que, após o despacho de autorização, reterá a via original e uma cópia e devolverá as duas restantes, às quais o requerente deverá dar a seguinte destinação: uma via à Divisão de Informações Econômico-Fiscais da Delegacia da Receita Federal a qual está subordinado e uma via como comprovante da autorização.

DADOS TÉCNICOS DE GERAÇÃO DO ARQUIVO

A - FITA MAGNÉTICA

B - DISCO FLEXÍVEL

1. Formato Físico

2. Formato Lógico CP/M

3. Arquivos

- Gerados pelo COBOL ANS 74 (COBOL 80 da DIGITAL RESEARCH)

- Organização Seqüencial

C - DADOS TÉCNICOS COMUNS À FITA MAGNÉTICA E DISCO

ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Os arquivos deverão estar acondicionados de maneira adequada, de modo a preservar seu conteúdo. Cada volume deverá ser identificado através de etiqueta, contendo as seguintes informações:

- CGC - (Nº de Inscrição/Nº de Ordem - DV) do estabelecimento a que se referem as informações contidas no arquivo.

- Inscrição Estadual - Nº de Inscrição Estadual do estabelecimento informante.

- Convênio 01/84 - indica que o arquivo se compõe de registros fiscais e das tabelas de emitentes e mercadorias, regulado pelo Convênio ICM 01 /84.

- Nome - Firma ou Razão Social/Denominação Comercial do Estabelecimento ou Nome de Fantasia.

- AA/BB - Nº de volumes onde BB significa a quantidade total de volumes entregues e AA a seqüência da numeração na relação de volumes.

Abrangência das Informações - Datas inicial e final que delimita o período a que se refere o arquivo.

Densidade de Gravação (ver instruções gerais) - indica em que densidade foi gravado o arquivo, podendo ser:

ESTRUTURA DO ARQUIVO MAGNÉTICO

O arquivo magnético compõe-se dos seguintes tipos de registros:

MONTAGEM DO ARQUIVO MAGNÉTICO DE DOCUMENTOS FISCAIS

O arquivo deverá ser composto pelos seguintes conjuntos de registros, na ordem abaixo apresentada:

FALTA GABARITO DE REGISTRO

REGISTRO TIPO= 3

TABELA DE CÓDlGOS DE MERCADORIAS

RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO

O arquivo em meio magnético será apresentado junto com o Relatório de Acompanhamento que se constitui de uma única página contendo o resumo das informações contidas no arquivo.

CONTEÚDO

1) CGC do Estabelecimento Informante - código completo com 14 dígitos incluindo Nº Básico, Nº de Ordem e DV.

2) Inscrição Estadual do Estabelecimento Informante - código completo com até 18 posições (letras e/ou dígitos).

3) Nome do Estabelecimento Informante - Firma ou Razão Social/Denominação Comercial do Estabelecimento Informante.

4) Equipamento Utilizado - Marca e Modelo do equipamento utilizado na geração do arquivo.

5) Sistema Operacional - especificar o sistema operacional do equipamento utilizado.

6) Abrangência das Informações - período abrangido pelas informações contidas no arquivo.

7) Densidade de Gravação.

8) Totalizadores por Tipo de Registro

.Tipo = 1

.Tipo = 2

.Tipo = 3

.Tipo = 4

.Tipo = 5

.Tipo = 6

.Tipo = 9

9) Total Geral de Registros no Arquivo - (1 + 3 + 4 + 5 + 6 + 9)

10) Indicação do meio magnético apresentado com o respectivo total de volumes.

FALTA GABARITO(2)

RECIBO DE ENTREGA

A apresentação do arquivo previsto no Convênio ICM 01/84 será acompanhada de Recibo de Entrega, preenchido em 3 (três) vias, pelo estabelecimento.

O preenchimento dos campos do Recibo de Entrega obedecerá às seguintes instruções:

DADOS GERAIS

ITEM 01

- Deixarem branco

ITEM 02. PRIMEIRA APRESENTAÇÃO

- Assinalar com " x " uma das seguintes quadrículas, conforme a situação.

SIM - no caso da primeira apresentação de cada período solicitado.

NÃO - no caso de retificação à primeira apresentação.

Em qualquer hipótese, somente uma dessas quadrículas deverá estar sempre

preenchida.

ITEM O3. PERÍODO

- Indicar o ano (19XX) quando o conteúdo do arquivo cobrir todo o exercício de apuração ou a data inicial e final (DD/MM/AA a DD/MM/AA) quando o conteúdo do arquivo cobrir somente parte do exercício de apuração.

ITEM 04. CARIMBO DE INSCRIÇÃO ESTADUAL

- Apor, de forma legível, o carimbo de Inscrição Estadual do estabelecimento, quando exigido pela legislação do Estado.

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO E ENDEREÇO DO ESTABELECIMENTO

ITEM O5. CGC (Nº BÁSICO/ORDEM) - DV

- Preencher com o nº de inscrição completo (Básico, Ordem e DV) no CGC.

ITEM 06. FIRMA OU RAZÃO SOCIAL/NOME

- Indicar, evitando abreviar, o nome do estabelecimento declarante.

ITEM 07 a 14. ENDEREÇO DO ESTABELECIMENTO

- Colocar dentro de cada item apenas o que está sendo solicitado.

ESPECIFICAÇÃO DO ARQUIVO ENTREGUE

ITEM 15. MEIO MAGNÉTICO ENTREGUE

- Assinalar com " x ", conforme a situação, a quadrícula 1 ou 3 ou 5 ou 7.

ITEM 16. Nº DE VOLUMES DO ARQUIVO

- Anotar o nº de volumes apresentados do arquivo magnético.

ITEM 17. ESPECIFICAÇÃO DO MEI0 MAGNÉTICO

- Especificar o meio magnético apresentado (preencher somente se indicada a última opção do item 15).

IDENTIFICAÇÃO DO DECLARANTE OU RESPONSÁVEL

ITEM 18. NOME LEGÍVEL

- Indicar, por extenso, o nome da pessoa autorizada a representar o estabelecimento junto ao Fisco Estadual/Federal.

ITEM 19. TELEFONE

- Anotar o número do telefone onde a pessoa indicada no item anterior poderá ser encontrada.

ITEM 20. DATA

- Colocar a data em que foi preenchido o formulário.

ITEM 21. ASSINATURA

- Deverá ser aposta a assinatura do responsável pela declaração, em todas as vias.

FORMA, LOCAL E PRAZO DE APRESENTAÇÃO

A entrega do arquivo magnético consiste na sua apresentação ao órgão do Fisco nomeado para este fim, segundo instruções complementares ou intimação lavrada pela autoridade competente, acompanhado da listagem de acompanhamento (em 2 vias) e do Recibo de Entrega (em 3 vias).

DEVOLUÇÃO DO ARQUIVO MAGNÉTICO

O arquivo magnético será recebido condicionalmente e submetido a teste de consistência. Caso se constate que não foram observadas estritamente as especificações descritas neste manual, o arquivo será devolvido para correção juntamente com uma Listagem Diagnóstico que indicará as irregularidades encontradas.

Os volumes do arquivo aceito serão devolvidos ao declarante juntamente com o Recibo de Entrega definitivo.