Ofício Circular DEAT-G Série "O & M" N° 21/97

Assunto : Encaminha Rotina CINEF-DEAT n° 007/97, que disciplina os procedimentos relativos às operações com destino à Zona Franca de Manaus e às Áreas de Livre Comércio - ZFM/ALC.

Para conhecimento, divulgação e providências, encaminhamos, a Rotina CINEF-DEAT n° 007/97, que disciplina os procedimentos para recepção, validação e transferência de dados de relação das operações com destino à Zona Franca de Manaus e às Áreas de Livre Comércio - ZFM/ALC, acolhida em meio magnético.

ROBERTO ANTÔNIO MAZZONETTO
DIRETOR EXECUTIVO

São Paulo, 16 de outubro de 1997

Assunto:disciplina os procedimentos para recepção, validação e transferência de dados de relação, em disquete, das operações com destino à Zona Franca de Manaus e às Áreas de Livre Comércio - ZFM/ALC, criada pela Portaria CAT n.º 87, de 10 de outubro de 1997.

Os Diretores do Centro de Informações Econômico-Fiscais - CINEF e da Diretoria Executiva da Administração Tributária - DEAT, usando da faculdade que lhes conferem os artigos 15 inciso I, 116-B incisos I e IV e 117 inciso V do Decreto N.º 51.197/68, expedem a seguinte rotina, contendo 04 (quatro) instruções, cujos procedimentos deverão ser cumpridos pelas unidades subordinadas.

DIRETORA DO CINEF

ROBERTO ANTÔNIO MAZZONETTO
DIRETOR EXECUTIVO

INFORMAÇÕES

O programa para a validação de disquete contendo a relação de NFs das operações com destino à Zona Franca de Manaus e às Áreas de Livre Comércio - ZFM/ALC será o mesmo utilizado na validação da DIPAM e GI-ICMS, havendo a necessidade de um release para adaptá-lo.

O Chefe do Posto Fiscal é o responsável pelo sistema; a instalação do programa validador, o seu cadastramento, a inclusão e a exclusão das demais pessoas que irão operar o validador.

O programa validador cria automaticamente o diretório EDI e os subdiretórios RECEBE e BACKUP, caso não tenham sido criados pelo programa da EMBRATEL (GIA400).

PROCEDIMENTOS

1.1.Instalar o programa validador conforme instruções do manual do usuário.

1.2.Uma vez instalado o programa, o chefe do Posto Fiscal deverá:

1.2.1.cadastrar o Posto Fiscal, a DRT e o município, inserindo os respectivos códigos;

1.2.2. entrar com a data do dia e digitar a senha POSTO001;

1.2.3. no menu OPÇÕES, selecionar CADASTRO DE RESPONSÁVEL;

1.2.4. acionar o botão INCLUIR para digitar o seu nome, RG/UF e a sua senha (a senha deverá conter no máximo 8 dígitos);

1.2.5. confirmar a senha, indicar o nível 2 (dois) e acionar o botão EFETIVAR para completar o seu cadastramento;

1.2.6. marcar o nome POSTO001, digitá-lo no campo SENHA e excluí-lo acionando o botão EXCLUIR.

1.3. O chefe do Posto Fiscal providenciará, a seguir, no nível 1 (um), o cadastramento dos funcionários que irão operar o validador, acionando o botão INCLUIR para digitar seus dados e respectiva senha (no máximo 8 dígitos).

1.4.O chefe do Posto Fiscal poderá excluir qualquer das pessoas cadastradas no nível 1 (um) mesmo não conhecendo a respectiva senha.

1.5. Cadastrados o chefe do Posto Fiscal e as demais pessoas que irão operar o validador, efetuar o cadastramento dos dados do provedor na opção CADASTRO DO PROVEDOR/CX POSTAL, indicando:

1.5.1. no campo Provedor - EMBRATEL;

1.5.2 no campo Remetente - substituir a mensagem pelo número da caixa postal do Posto Fiscal fornecido pela EMBRATEL.

1.6. Os procedimentos descritos nos subitens 1.2 a 1.5 somente serão efetuados caso o validador não esteja instalado.

INFORMAÇÕES

O programa de comunicação atual GIA 400 foi alterado para permitir a transmissão simultânea dos arquivos de GIA, DIPAM, GI-ICMS e ZFM/ALC, bem como de outros sistemas que vierem a ser implementados através da caixa postal já existente.

O sistema EDI trabalha com os conceitos básicos comuns às comunicações via CORREIO ELETRÔNICO, ou seja, as mensagens são transmitidas do remetente para a caixa postal do destinatário, que deverá abri-la para conhecer o seu conteúdo.

O programa de comunicação GIA400 apresenta as seguintes opções:

a) TRANSMITIR DOCUMENTOS: serve para transmitir os arquivos validados do Posto Fiscal para o CINEF;

b) RECEBER RECIBOS ELETRÔNICOS: serve para efetuar o recebimento dos recibos eletrônicos relativos aos arquivos transmitidos e validados;

c) RELATÓRIOS: permite visualização e impressão de relatórios de transmissão, recepção e notificação dos arquivos enviados pelo Posto Fiscal (informa a data de retirada do arquivo da caixa postal);

d) RECIBOS ELETRÔNICOS: permite visualização e impressão dos recibos eletrônicos;

e) ALTERAR SENHA: possibilita alteração de senha;

f) CONFIGURAR: permite alterar a configuração do terminal, modem e parâmetros do usuário.

O programa GIA400 cria automaticamente o diretório C:\EDI e os subdiretórios RECEBE e BACKUP caso não tenham sido anteriormente criados quando da instalação do programa validador da DIPAM. O subdiretório RECEBE é destinado aos recibos eletrônicos das transmissões efetuadas e o subdiretório BACKUP é destinado ao back-up dos documentos transmitidos. Esses diretórios servirão para os programas de GIA, DIPAM, GI-ICMS e ZFM/ALC.

PROCEDIMENTOS

2.1.No prompt do DOS, acessar o diretório EDI (CD\EDI), através do comando EDIT e alterar o arquivo EDIPRO.LST (EDIT EDIPRO.LST) incluindo a seguinte linha:

C:\VALDIPAM\ZFR.VAL@67893/ZFM, salvando a nova configuração.

INFORMAÇÕES

Considera-se normal a recepção e validação de disquete, contendo relação de Notas Fiscais de Saídas com destino à ZFM/ALC, apresentada até o décimo dia do mês subseqüente ao da realização das operações.

A relação, em disquete, da ZFM/ALC apresentada após o décimo dia do mês subseqüente ao da realização das operações deverá ser recepcionada, apondo-se o carimbo de "FORA DE PRAZO".

Os Postos Fiscais aceitarão relação, em disquete, da ZFM/ALC de contribuintes de qualquer jurisdição, podendo abranger estabelecimentos e contribuintes diversos.

A relação apresentada e validada em disquete, não poderá ser retificada ou substituída. No caso de incorreções o contribuinte será notificado pela Secretaria da Fazenda para fins de regularização e/ou esclarecimentos.

PROCEDIMENTOS

1.1. O encarregado pela recepção e validação deve inicializar o programa validador informando a data atual e a sua senha, quando solicitado.

1.2. Ao receber o disquete acompanhado de duas vias do PROTOCOLO DE ENTREGA DE NF’S DE SAÍDAS - ZFM/ALC (anexos 1 e 2), verificar:

1.2.1. se o disquete está identificado por etiqueta (anexo 4), contendo os seguintes dados: número do protocolo, mês e ano a que se referem os dados informados na relação, nome e telefone da pessoa responsável pela entrega do disquete;

1.2.2. se os dados do protocolo de entrega correspondem aos dados indicados na etiqueta do disquete e se as duas vias estão assinadas.

1.3. Em caso de qualquer irregularidade relativamente ao subitem 1.2, devolver ao portador o disquete (sem validá-lo) e as vias do protocolo de entrega para que seja providenciado o saneamento.

1.4. Em caso de regularidade, efetuar a leitura das informações contidas no disquete, por meio do programa validador. Depois de validado o disquete, carimbar e visar as duas vias do protocolo, utilizando carimbo que identifique a data e o Posto Fiscal, devolvendo ao portador a via destinada ao contribuinte (anexo 2) juntamente com o disquete validado, retendo a via da Fazenda (anexo 1), para arquivo no Posto Fiscal;

1.5. Verificada qualquer irregularidade na leitura do disquete, o motivo da recusa será assinalado nas duas vias do protocolo de entrega, que serão devolvidas ao portador juntamente com o disquete para substituição, sem protocolar a sua apresentação.

2. RECEPÇÃO DE DISQUETES PARA VALIDAÇÃO "A POSTERIORI"

INFORMAÇÕES

A validação do disquete a posteriori deverá ser tratada como procedimento de exceção que somente poderá ser utilizado na hipótese de ocorrência de problemas técnicos no equipamento que impossibilitem a validação no ato.

PROCEDIMENTOS

2.1.Ao receber o disquete gravado, será adotado o que consta nos subitens 1.2 e 1.3 desta Instrução.

2.2.Em caso de regularidade, o funcionário encarregado da recepção deverá :

2.2.1. reter o disquete devidamente identificado;

2.2.2. no quadro próprio do protocolo de entrega, apor carimbo do Posto Fiscal e visto;

2.2.3. assinalar no campo PARA USO DO ÓRGÃO RECEBEDOR a opção RECEBIDA PARA VALIDAÇÃO POSTERIOR em ambas as vias do Protocolo de Entrega (anexos 1 e 2), devolvendo ao portador a via destinada ao contribuinte (anexo 2);

2.2.4. informar ao portador do disquete que o mesmo não será restituído e, vindo a ocorrer recusa pelo programa validador, o contribuinte será notificado a entregar novo disquete no Posto Fiscal aparelhado para validação.

2.3.No final do expediente os disquetes e os respectivos protocolos de entrega deverão ser remetidos para validação em outra unidade, seguindo orientação da Inspetoria Fiscal, observando-se o seguinte:

2.3.1. a relação de remessa deverá indicar a quantidade de disquetes remetidos, a data de recepção e a quantidade de Protocolos de Entrega (anexo 1).

2.3.2. os disquetes deverão ser acondicionados em porta-disquetes ou em outra embalagem rígida que garanta a sua integridade, identificados com a expressão ZFM/ALC e nome do Posto de Recepção remetente.

INFORMAÇÕES

A validação a posteriori de disquetes contendo relação de Notas Fiscais de Saídas destinadas à ZFM/ALC deverá ser efetuada pela unidade indicada pela Inspetoria Fiscal quando da ocorrência da hipótese de exceção prevista no item 2.

PROCEDIMENTOS

3.1.Os disquetes recebidos para validação devem ser validados pela unidade indicada pela Inspetoria, até o dia útil subseqüente ao do recebimento, por meio do programa validador.

3.2.Sendo validado o disquete, proceder ao arquivamento dos protocolos de entrega (anexo 1) no próprio local de validação, observando os procedimentos da Instrução n.º 3.

3.3.Não sendo possível a validação do disquete, assinalar na via do protocolo de entrega (anexo 1) no campo "Recusado pelo motivo assinalado abaixo", o motivo da não validação, tomando ainda as seguintes providências:

3.3.1. ao final do expediente, relacionar no formulário COMUNICAÇÃO DE RECEPÇÃO DE DISQUETE NÃO VALIDADO (anexo 5), os protocolos de entrega referentes aos disquetes não validados;

3.3.2. até o dia útil subseqüente, transmitir ao CINEF, via fax, a comunicação referida no subitem anterior, juntando-a à respectiva via do protocolo, para que seja expedida notificação ao contribuinte.

3.3.3. arquivar a comunicação expedida, os protocolos de entrega e a confirmação de recepção de fax;

3.3.4. concomitantemente às providências dos subitens 3.3.1 a 3.3.3, deverá ser efetuado contato telefônico com o responsável pela entrega do disquete não validado, com base nos dados da etiqueta do mesmo, solicitando nova entrega do disquete, em 24 horas, indicando o Posto Fiscal equipado para validação e transmissão via EDI.

3.4.O responsável pela validação providenciará a devolução do porta-disquete à unidade receptora.

Instrução n.º 3

TRANSFERÊNCIA DOS DADOS VALIDADOS

INFORMAÇÕES

Os dados da relação em disquete da ZFM/ALC validados devem ser transferidos dos Postos Fiscais para a base de dados centralizada, administrada pelo CINEF.

O Chefe do PF é o responsável pela transferência e integridade dos arquivos validados.

Os dados da RELAÇÃO, em disquete da ZFM/ALC validados são armazenados em arquivos no diretório C:\VALDIPAM.

INFORMAÇÕES

O VALIDADOR gerará o arquivo para transferência ZFR.VAL.

O item 2 da Instrução n.º 1 contém informações e instruções sobre instalação de release do programa de comunicação GIA400 que será utilizado para a transferência dos dados de Notas Fiscais de Saídas com destino à ZFM/ALC para o CINEF, via EDI.

O GIA400 executará automaticamente as operações necessárias à transmissão.

Quando a transmissão se completa com sucesso o programa renomeia o arquivo ZFR.VAL para ZFRAAMM.NNN, onde AA é o ano vigente, MM é o mês vigente e NNN é o número de ordem seqüencial das transmissões efetuadas.

O arquivo renomeado é transferido para o subdiretório BACKUP do diretório EDI.

PROCEDIMENTOS

1.1. Ao final do dia, gerar os arquivos para transmissão ZFR.VAL; que deverá ser transmitido, no máximo, até o dia seguinte. Para tanto:

1.1.1. utilizar no programa validador o menu OPÇÕES e selecionar GERAR ARQUIVO(S) PARA TRANSMISSÃO;

1.1.2. selecionar:

a) no campo provedor, EMBRATEL;

b) no campo remetente, CP/NOME onde CP é o número da caixa postal e NOME a designação atribuída a cada unidade no sistema EDI;

c) acionar o botão GERAR ARQUIVO(S) PARA TRANSMISSÃO;

1.1.3.após a geração do arquivo, optar pela emissão da relação de remessa na impressora.

1.2.Confrontar o total de relações gravadas no arquivo ZFR.VAL, indicado na RELAÇÃO DE REMESSA (anexo 6), com o somatório das relações validadas, tendo por base os dados indicados nos respectivos protocolos de entrega, observando que:

1.2.1. em caso de consistência, arquivar os protocolos de entrega, capeados pela respectiva relação de remessa, em pasta própria, por ordem de data;

1.2.2. em caso de inconsistência, utilizar no menu OPÇÕES a opção CONSULTAR - MOVIMENTO ATUAL e selecionar POR NÚMERO DE PROTOCOLO ou POR DATA DE VALIDAÇÃO, para:

) caso haja excesso de relações gravadas nos arquivos ZFR.VAL; identificar o protocolo que corresponde ao disquete validado sem retenção do protocolo de entrega e tomar as providências necessárias para obtê-lo;

b) caso haja excesso de relações nos protocolos de entrega, identificar o protocolo retido sem a validação do disquete correspondente e tomar as medidas necessárias para que o mesmo seja reapresentado.

1.3.Executar o programa de comunicação, procedendo conforme segue:

1.3.1. entrar no diretório GIA400 (CD\GIA400) e utilizar o comando GIA400 para inicializar o programa;

1.3.2. escolher a opção TRANSMITIR DOCUMENTOS e informar a senha da caixa postal, quando solicitada.

1.4.Aguardar a transmissão, que será efetuada automaticamente.

1.4.1. caso a transmissão seja concluída com sucesso, escolher, no menu principal, a opção RELATÓRIOS-TRANSMISSÃO e imprimir o Relatório de Transmissão;

1.4.2. efetuar a análise do relatório, conferindo no mínimo as seguintes informações:

a) se existe o NÚMERO DA MENSAGEM (ex. MENSAGEM XX/YY);

b) se as informações abaixo do número da mensagem - DIA DA SEMANA, DATA E HORÁRIO, correspondem ao momento da transmissão;

c) se abaixo das informações referidas na alínea anterior consta a mensagem TÉRMINO DE ENVIO NORMAL;

1.4.3. arquivar o relatório juntamente com a RELAÇÃO DE REMESSA (anexo 6) e os protocolos de entrega referidos no subitem 1.2.1 desta Instrução;

1.4.4. caso haja problemas com a transmissão, optar pela alternativa INTERROMPER E CONTINUAR DEPOIS, oferecida pelo programa, de modo a garantir o prazo de transmissão dos dados das relações validadas (até o dia seguinte ao da validação);

1.4.5. no caso de, antes de transmitir os dados das relações validadas, ocorrer a perda dos dados do arquivo ZFR.VAL:

a) no programa validador, no menu OPÇÕES, selecionar a opção RECUPERAR, POR NÚMERO DE PROTOCOLO OU POR DATA DE VALIDAÇÃO e marcar os números referentes aos protocolos de entrega das relações que se pretende recuperar, efetuar a recuperação e gerar o novo arquivo ZFR.VAL, conforme instruções dos subitens anteriores.

1.5. O Posto Fiscal deve consultar diariamente a sua caixa postal para retirar o RECIBO ELETRÔNICO DE NOTAS FISCAIS VALIDADAS (anexo 7) que comprova a regularidade da leitura dos arquivos transmitidos.

1.5.1. sempre que houver transmissão de novo arquivo ZFR.VAL o programa GIA400 verifica automaticamente a existência de RECIBOS ELETRÔNICOS na caixa postal e, em caso positivo, baixa os arquivos automaticamente para o diretório C:\EDI\RECEBE;

1.5.2. não havendo previsão de transmissão de relações validadas e existindo recibos pendentes:

a) executar o programa GIA400;

b) consultar a caixa postal pela opção RECEBER RECIBOS ELETRÔNICOS, informando a senha da caixa postal quando automaticamente solicitada;

c) aguardar que o programa, automaticamente, faça a conexão, a verificação e a baixa dos arquivos existentes;

d) após a conclusão da operação, verificar os documentos recebidos na opção RELATÓRIOS - RECEPÇÃO;

e) para imprimir recibos eletrônicos utilizar a opção no menu RECIBOS ELETRÔNICOS, que permite a visualização em tela e a impressão dos recibos; os arquivos estão no diretório C:\EDI\RECEBE e são designados no formato MENSNNNN.PRO, onde NNNN é um número seqüencial de 0001 a 9999.

1.6.Arquivar o recibo eletrônico juntamente com os protocolos de entrega e a RELAÇÃO DE REMESSA (anexo 6).

1.7.Caso o RECIBO ELETRÔNICO DE NOTAS FISCAIS VALIDADAS (anexo 7) não tenha sido recebido até o terceiro dia a partir da transmissão, contatar o CINEF.

PROCEDIMENTOS

2.1.Caso o posto fiscal possua mais de um micro validador e apenas um deles tenha condições de transmitir os dados via modem:

2.1.1.gerar os arquivos de transmissão ZFR.VAL em cada micro isoladamente;

2.1.2. transmitir primeiramente os arquivos ZFR.VAL do micro equipado com o modem, conforme itens 1.3 e1.4;

2.1.3. copiar os arquivos ZFR.VAL gerado no micro sem modem para um disquete; para tanto, utilizar o gerenciador de arquivos do WINDOWS ou prompt do DOS, digitar o comando COPY C:\VALDIPAM\ZFR.VAL A: (ou B), conforme o disquete esteja no drive A ou B;

2.1.4. copiar o arquivo ZFR.VAL; do disquete para o diretório C:\VALDIPAM do micro equipado com o modem; para tanto, utilizar o gerenciador de arquivos do WINDOWS ou prompt do DOS, digitar o comando COPY A: (ou B:)\ZFR.VAL C:\VALDIPAM, conforme o disquete esteja no drive A ou B;

3.POSTO FISCAL IMPOSSIBILITADO TEMPORARIAMENTE DE TRANSMITIR VIA EDI

PROCEDIMENTOS

3.1.O Posto Fiscal deverá validar normalmente as relações acolhidas e transmiti-las assim que for restabelecido o sistema EDI.

3.2. Quando esta impossibilidade ocorrer no último dia previsto na legislação para entrega das relações normais, relativamente às relações recebidas e validadas em razão de omissão ou retificação, deverão ser observados os procedimentos previstos no item 4.

4.Posto FISCAL NÃO HABILITADO PARA TRANSMISSÃO VIA EDI

PROCEDIMENTOS

4.1.A Inspetoria deverá determinar qual será a unidade que efetuará a transmissão dos arquivos com as relações validadas.

4.2.O Posto Fiscal que validou deverá:

4.2.1.no último dia útil de cada semana e nos dias referidos no subitem 3.2, gerar arquivos de transmissão ZFR.VAL informando no campo Provedor, EMBRATEL e no campo Remetente, os dados da unidade transmissora;

4.2.2.copiar o arquivo ZFR.VAL para um disquete conforme instruções do subitem 2.1.3, travando-o contra gravações e identificando-o com etiqueta contendo a expressão ZFM/ALC validadas, nome do posto e data de geração do arquivo ZFR.VAL;

4.2.3. no dia útil seguinte ao da geração, providenciar entrega, em mãos, do disquete à unidade transmissora, acompanhado de duas vias da relação de remessa gerada pelo validador;

4.2.4. arquivar os protocolos de entrega juntamente com a via da relação de remessa e, posteriormente, anexar o recibo eletrônico a ser recebido da unidade transmissora conforme itens abaixo;

4.2.5. executar, no que couber, os procedimentos previstos no item 1.2;

4.2.6. contatar a unidade transmissora para esclarecimentos, caso esta não tenha remetido o RECIBO ELETRÔNICO DE NOTAS FISCAIS VALIDADAS (anexo 7) no prazo de uma semana contado da data de envio do disquete.

4.3.A unidade transmissora deverá:

4.3.1.receber o disquete, carimbando as duas vias da relação de remessa e devolvendo uma via ao portador;

4.3.2. transferir o arquivo do disquete para o diretório C:\VALDIPAM, conforme instruções do subitem 2.1.2 e 2.1.4

4.3.3.efetuar a transmissão conforme instruções do item 1;

4.3.4. após receber o recibo eletrônico correspondente, remetê-lo à unidade validadora, via malote ou via fax.

1.RECEPÇÃO DE RELAÇÕES DA ZFM/ALC VALIDADAS TRANSMITIDAS VIA EDI PELOS POSTOS FISCAIS

PROCEDIMENTOS

1.1. Verificar existência de relações de Notas Fiscais de Saídas destinadas à ZFM/ALC na caixa postal: duas vezes ao dia, no período normal de recepção e uma vez ao dia no restante do mês.

1.2. Após verificar a regularidade dos arquivos recebidos, emitir e enviar, via EDI, ao interessado o RECIBO ELETRÔNICO DE NOTAS FISCAIS VALIDADAS (anexo 7), no máximo no dia seguinte ao do recebimento.

PROCEDIMENTOS

2.1. Constatado que a relação de Notas Fiscais de Saídas destinadas à ZFM/ALC foi recepcionada, validada e transmitida, providenciar junto ao contribuinte, cópia da RELAÇÃO DE NF’S DE SAÍDAS (anexo 3) e do PROTOCOLO DE ENTREGA DE NF’S - ZFM/ALC (anexo 2);

2.2. Enviar ao CINEF, cópia dos documentos relacionados no item anterior , juntamente com RELAÇÃO DE REMESSA e o RECIBO ELETRÔNICO desta relação, para pesquisa nos arquivos de dados e:

2.2.1. Em caso positivo, o CINEF providencia a recuperação da relação de Notas Fiscais de Saídas destinadas à ZFM/ALC,

2.2.2. Em caso negativo, o CINEF solicita ao PF a recuperação e a retransmissão do arquivo.

PROCEDIMENTOS

3.1. Ao receber, via fax, a COMUNICAÇÃO DE RECEPÇÃO DE DISQUETE NÃO VALIDADO (anexo 5) com os protocolos em anexo, providenciar a notificação para os contribuintes entregarem nova relação de Notas Fiscais de Saídas destinadas à ZFM/ALC, indicando ou informando:

3.1.1. o motivo da recusa (que está assinalado nos protocolos anexos);

3.1.2. que o contribuinte terá três dias, a partir do recebimento da notificação para entregar a nova relação de Notas Fiscais de Saídas destinadas à ZFM/ALC;

3.1.3. que o contribuinte deverá entregar a nova relação no PF capacitado para validar e transmitir por EDI, devendo ser esclarecido que se aplicam as mesmas regras da entrega original, quanto à gravação num único disquete de várias relações de Notas Fiscais de Saídas destinadas à ZFM/ALC;

3.1.4. que no caso de o contribuinte já ter efetuado a nova entrega, deve desconsiderar a notificação.