Veja Roteiro sobre Emissor de Cupom Fiscal - ECF

No setor de comércio varejista e de prestação de serviços, vem despertando grande interesse a imposição, pela legislação tributária federal e estadual, do uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF para emissão de documento fiscal na venda ou na revenda de bens a varejo assim como na prestação de serviço. Anteriormente, o comerciante, nessas situações, podia emitir nota fiscal de venda a consumidor ou optar pela emissão de cupom fiscal por máquina registradora ou por PDV. Agora, os chamados equipamentos emissores de cupom fiscal passam a ser de uso obrigatório.

Neste trabalho, serão apresentadas informações úteis para comerciantes, prestadores de serviços, contadores e profissionais da área fiscal, no que se refere às regras de utilização desses equipamentos e aos prazos para adaptação às alterações da legislação.

ECF é o equipamento homologado pela Comissão Técnica Permanente do ICMS - COTEPE, órgão ligado ao CONFAZ, e que possui a capacidade de emitir Cupom Fiscal. Para receber essa denominação, o equipamento deve apresentar as características definidas pelo Convênio ICMS 156/94. A Portaria CAT-55/98, na redação original publicada no DOE de 15/07/98, traz, em seu Anexo 5, a relação de 142 equipamentos ECF homologados pela COTEPE até 29/05/98.

Há três tipos de equipamentos ECF, conforme segue.

Desde 1995, é fabricado, para fins fiscais, somente equipamento ECF. Ainda existem, todavia, em uso no mercado, equipamentos que não apresentam todas as características definidas pelo Convênio ICMS 156/94. Trata-se da Máquina Registradora – MR e do Terminal Ponto de Venda – PDV (compacto ou modular), entre os quais há até mesmo marcas e modelos sofisticados, com memória fiscal e que podem ser interligados a sistema de processamento eletrônico de dados. Esse equipamento já autorizado pelo fisco poderá continuar em uso até a sua substituição, que deverá ocorrer dentro do prazo estabelecido no inciso III do artigo 530-B do RICMS.

A partir de 1°/04/96, somente está sendo expedida autorização para uso de equipamento denominado ECF.

Há algum tempo já se considerava no meio tributário a necessidade de estender a todas as empresas varejistas a obrigatoriedade do uso de equipamento emissor de cupom fiscal, como forma de assegurar melhor controle na emissão de documentos fiscais. A previsão da obrigatoriedade surgiu com a Medida Provisória 1.602/97, posteriormente transformada na Lei Federal 9.532, de 10 de dezembro de 1997:

Assim sendo, há previsão genérica de obrigação de uso de ECF para toda e qualquer empresa varejista de venda de mercadoria ou empresa prestadora de serviço.

A mesma lei federal estabeleceu, no artigo 63, que a implementação dessa obrigatoriedade dar-se-á nos termos de convênio celebrado entre a Secretaria da Receita Federal, os Estados e o Distrito Federal, representados no Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ.

Surgiu assim o

que traz as regras a serem seguidas por todos os Estados na implantação da obrigatoriedade do ECF e fixa os prazos de transição, durante os quais cada empresa adequar-se-á à nova disciplina, de maneira gradativa, de acordo com o seu porte econômico. A cada Estado caberá inserir a disciplina do Convênio ECF 1/98 em sua legislação tributária.

No Estado de São Paulo, as regras do Convênio ECF 1/98 foram inseridas no Regulamento do ICMS pelo Decreto 43.312, de 13/07/98, que lhe acrescentou os artigos 530-A e 530-B. O artigo 530-A especifica a obrigatoriedade do uso de ECF:

São os seguintes os grupos de estabelecimentos incluídos na obrigatoriedade de uso do ECF, de acordo com a legislação paulista:

ATENÇÃO: estão excluídos da obrigatoriedade de uso do ECF:

• estabelecimento cuja receita bruta anual for inferior a R$ 120.000,00;
• estabelecimento que realizar operações com veículos automotores;
• operações realizadas por concessionária ou permissionária de serviço público;
• operações realizadas fora do estabelecimento.

Para a empresa que iniciará suas atividades, a obrigatoriedade de uso de ECF somente existe se a expectativa de receita anual for superior a R$ 120.000,00. Dessa forma, como prevê o inciso I do artigo 530-B do RICMS, o contribuinte que dará início à atividade de comércio varejista ou de prestação de serviço, com expectativa de faturamento inferior a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais) por ano, não está obrigado a utilizar ECF:

Muitos estabelecimentos adotavam equipamento do tipo ECF (máquina registradora, PDV ou impressora) apenas para controle interno, mantendo o talonário manual para a emissão dos documentos fiscais. Freqüentemente, a máquina registradora ou o ECF estava sobre o balcão do comerciante, registrando, na maioria das vezes, as operações efetuadas. Porém, no momento em que o cliente solicitava a nota fiscal, esta era emitida à mão, em talonário à parte, pois o contribuinte não tinha requerido ao fisco autorização para emitir cupom fiscal. Isso não mais será possível, pois agora não é permitida a utilização de equipamento não autorizado no recinto de atendimento ao público.

A legislação prevê prazo para implantação de ECF por estabelecimento que ainda não o tenha feito. O mesmo prazo não se aplica quanto à vedação de uso de equipamento ECF para fins não fiscais no recinto de atendimento ao público, que tem aplicação imediata: o estabelecimento varejista ou prestador de serviço que, pelo porte econômico, ainda não chegou à data-limite a partir da qual o uso de ECF será obrigatório, somente poderá utilizá-lo se a emissão de seus documentos fiscais for feita por esse meio, e desde que o equipamento esteja autorizado. No Estado de São Paulo, a regra está em vigor desde 14/07/98, data da publicação do decreto que inseriu o artigo 530-A no Regulamento do ICMS.

A proibição do uso de ECF para efeitos não-fiscais em recinto de atendimento ao público consta do artigo 62 da Lei Federal 9.532/97, que assim estabelece:

O equipamento que possibilite registro ou processamento de dados relativos a operações com mercadoria ou a prestações de serviço, encontrado no recinto de atendimento ao público e que estiver sendo utilizado para fins não-fiscais, será apreendido pelo fisco, conforme consta na Lei Federal 9.532/97:

No RICMS paulista, essa previsão consta do § 2° do artigo 530-A e do artigo 564.

Existem duas tabelas com prazos de adaptação às novas regras, que variam em função da receita bruta anual. Se o estabelecimento ainda não utiliza equipamento para fins fiscais, o prazo para adoção de ECF é o seguinte:

O estabelecimento que já possui autorização para uso de ECF, para adaptar-se às novas regras, inclusive substituindo seus equipamentos, tem prazo um pouco maior e também dependente da receita bruta anual:

O estabelecimento prestador de serviço de transporte ou de comunicação, quer já utilize ou não equipamento ECF, deverá adequar-se às novas regras até o dia 31 de dezembro do ano 2000 (inciso IV do artigo 530-B). Essa data vale também para o prestador de serviço que for iniciar atividades, independentemente da expectativa de faturamento (artigo 530-B, inciso IV, do RICMS).

Para o enquadramento no prazo, a partir do qual é obrigatória a adaptação às novas regras de uso do ECF, deverá ser considerado:

Para essa finalidade, considera-se "receita bruta":

O objetivo da lei é que toda empresa varejista somente emita documento fiscal por meio de equipamento ECF. A partir da data de início da obrigatoriedade de uso do equipamento, não será admitida a emissão de nota fiscal por outro meio, exceto nos casos expressamente ressalvados pela legislação.

Sobre isso, diz o § 1º do artigo 530-A do regulamento paulista, que reproduz regra do Convênio ECF 1/98:

Quanto ao assunto, esclarece a Portaria CAT-55, de 14/07/98:

Assim sendo, somente por razões de força maior será permitido ao estabelecimento obrigado ao uso do ECF emissão de nota fiscal por outro meio, ficando o contribuinte obrigado a, tão logo normalizada a situação, registrar no ECF o valor total das notas fiscais emitidas nessas condições, respeitada a situação tributária de cada operação ou prestação, e com a devida anotação no Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências.

Pela legislação vigente, está obrigado ao uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal apenas o estabelecimento que exerça atividade de venda ou revenda de mercadoria ou bens a varejo ou de prestação de serviços, sendo-lhe vedada a emissão de documento fiscal por outro meio, exceto se por razões de força maior ou caso fortuito. Quando solicitado pelo comprador, porém, poder-se-á emitir a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, e até mesmo a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, sem deixar, contudo, de emitir o Cupom Fiscal respectivo, conforme previsto no § 1º do artigo 125 do RICMS:

Pelo § 1º do artigo 125 do RICMS, o uso de ECF não dispensa a emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, em função da natureza da operação. Dessa forma, em caso de devolução ou de transferência entre estabelecimentos do mesmo contribuinte, deverá ser emitida a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, e não o cupom fiscal.

Não. Desde outubro/97, não é mais permitida a emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor – modelo 2 – por sistema eletrônico de processamento de dados, devendo o contribuinte passar a utilizar equipamento ECF. A Portaria CAT-32/96, em seu artigo 37, na redação da Portaria CAT-92/97, concedeu prazo até 30/09/98 para que o estabelecimento que emitia nota fiscal de venda a consumidor – modelo 2 – por processamento de dados, passasse a utilizar ECF.

Não. O documento fiscal emitido por ECF não propicia crédito do imposto ao adquirente do produto. Havendo interesse na transmissão de crédito, dever-se-á emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, adotando o procedimento previsto no §1° do artigo 125 do RICMS:

Com relação a ECF-MR, é proibido o cancelamento de Cupom Fiscal pelo próprio equipamento, apenas sendo permitido cancelar item lançado em Cupom Fiscal ainda não totalizado, e desde que se refira ao lançamento imediatamente anterior. Para esse fim, o equipamento deve possuir totalizador específico para acumulação dos valores cancelados, conforme previsto no § 7° do artigo 15 da Portaria CAT-55/98.

No que diz respeito a ECF-PDV e ECF-IF, além de cancelamento de item, é possível a emissão de Cupom Fiscal de Cancelamento, desde que emitido imediatamente após o cupom que se deseja cancelar, devendo o contribuinte atender às exigências do artigo 27 da Portaria CAT-55/98.

O artigo 35 da Portaria CAT-55/98 traz, ainda, disciplina para cancelamento relativo a documento fiscal emitido por ECF, após sua emissão, com previsão de emissão diária de nota fiscal relativa à entrada.

É permitida a operação de desconto apenas em relação a documento fiscal emitido por ECF-PDV ou por ECF-IF e que ainda não tenha sido totalizado, devendo o equipamento atender às condições previstas no artigo 28 da Portaria CAT-55/98.

Quando o estabelecimento engloba na operação de venda o valor do vasilhame e o do conteúdo, do total cobrado pode ser deduzido o valor do vasilhame entregue pelo consumidor, desde que no ato da entrega seja emitido, em talão impresso tipograficamente ou por meio de Cupom Fiscal, o Comprovante de Entrega de Vasilhame. É necessário, porém, que o equipamento ECF esteja autorizado para essa finalidade. A disciplina que rege a matéria encontra-se nos artigos 30 a 32 da Portaria CAT-55/98.

O "caput" do artigo 125 do RICMS paulista prevê que o Cupom Fiscal substituirá a Nota Fiscal na venda à vista a consumidor. Com relação à venda à prazo, diz o § 2º do mesmo artigo que nesse caso será utilizado o Cupom Fiscal com a indicação, por qualquer meio gráfico, ainda que no verso, da identificação e do endereço do destinatário, além das informações referidas no §8º do artigo 114.

Verifica-se, ainda, no "caput" do artigo 125 do RICMS, que o Cupom Fiscal substituirá a Nota Fiscal nas vendas em que a mercadoria for retirada pelo comprador. Quando ocorrer a entrega da mercadoria em domicílio, em território paulista, será permitida a utilização de Cupom Fiscal desde que haja indicação, por qualquer meio gráfico, ainda que no verso, da identificação e do endereço do destinatário, conforme previsto no item 1 do § 2º desse artigo.

Eis um ponto importante:

Empresa obrigada ao uso de ECF, que realize operações ou prestações por cartão de crédito ou por débito automático em conta corrente, deverá, conforme previsto no § 2° do artigo 530-A do RICMS e no artigo 33 da Portaria CAT-55/98, emitir o comprovante de pagamento relativo à operação ou à prestação por equipamento ECF, não mais podendo ser utilizado qualquer outro meio.

A empresa que emitir esse tipo de comprovante de pagamento deverá adequar-se à nova disciplina até 31/12/98, conforme dispõe o artigo 111 da Portaria CAT-55/98. É importante frisar que a obrigatoriedade de uso de ECF na emissão do comprovante aplica-se apenas à empresa que, pela legislação, estiver obrigada ao uso do equipamento ECF.

Quanto a estabelecimento não-obrigado a utilizar ECF, será permitido o uso de equipamento para registro da operação financeira desde que constem no anverso do comprovante de pagamento os dados relativos ao respectivo documento fiscal e a expressão: "EXIJA O DOCUMENTO FISCAL DE NÚMERO INDICADO NESTE COMPROVANTE". O mesmo procedimento se aplica ao usuário de máquina registradora MR ou de máquina registradora MR-ECF sem capacidade de comunicação com computador ou de emissão do respectivo comprovante, até a sua substituição por ECF que atenda a esses requisitos, conforme previsto no artigo 34 da Portaria CAT-55/98.

Alguns equipamentos ECF possibilitam a autenticação de documentos, devendo ser atendidas as condições previstas no artigo 7° da Portaria CAT-55/98, entre as quais consta que a autenticação deve ser efetuada após o registro do valor correspondente no documento emitido ou em emissão.

ECF poderá ser utilizado na emissão de documento denominado Comprovante Não Fiscal, desde que cumpridas as exigências do artigo 29 da Portaria CAT-55/98, entre as quais consta a de que o documento emitido deverá trazer impressa, em seu início e a cada dez linhas, a expressão "Não é Documento Fiscal para o ICMS".

O contribuinte que utilizar equipamento ECF com condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador, fica obrigado a manter arquivo magnético com registro fiscal, referente à totalidade das operações de entradas e saídas e dos serviços prestados e/ou tomados no exercício de apuração, em que constem os documentos fiscais emitidos por qualquer meio, conforme estabelece a Portaria CAT-32/96, na redação dada pela Portaria CAT-54/98.

Para efeito de composição do arquivo magnético, o registro fiscal será gravado por total diário e por equipamento, como previsto no item 3 do § 2° do artigo 4° da Portaria CAT-32/96, na redação da Portaria CAT-13/97.

ECF-MR poderá ser interligado a computador, desde que o "software" básico não possibilite ao aplicativo alterar totalizadores e contadores, habilitar funções ou teclas bloqueadas, modificar ou ignorar a programação residente do equipamento. Com relação a ECF-PDV e ECF-IF, podem ser interligados não somente a computador como também a periféricos que permitam posterior tratamento de dados. Além disso, os equipamentos ECF podem ser interligados entre si para efeito de relatório e tratamento de dados. Essa previsão se encontra no artigo 5º da Portaria CAT-55/98.

Convém lembrar que se for adotado ECF com condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador, o contribuinte ficará também obrigado à manutenção de arquivo magnético, conforme tratado no item anterior.

A Lei Federal 9.532, de 10/12/97 – publicada no D.O.U de 11/12/97, que determinou a obrigatoriedade do ECF, faz a seguinte exigência:

A definição de memória fiscal pode ser encontrada no inciso X do artigo 2° da Portaria CAT-55/98:

A introdução da Memória Fiscal representou grande avanço nos trabalhos de verificação fiscal, que passaram a ser realizados não somente com base no exame da fita-detalhe, que é a cópia dos Cupons Fiscais emitidos, mas também nas informações obtidas no cupom de leitura da Memória Fiscal. Conforme o artigo 23 da Portaria CAT-55/98, a leitura da memória fiscal, que pode recuperar informações registradas desde o primeiro dia de uso, traz uma série de indicações, entre as quais:

• o valor bruto diário das operações ou prestações;
• a soma desse valor bruto diário relativo a período solicitado.

Os equipamentos de fabricação mais recente estão obrigados a trazer na leitura da memória fiscal a indicação do valor acumulado em cada totalizador parcial. Dessa forma, também estarão disponíveis os totais diários das vendas por situação tributária (isenção, alíquota de 12%, de 18% etc.).

Ao final de cada período de apuração deve-se efetuar a leitura da memória fiscal, que ficará à disposição do fisco, anexa ao Mapa Resumo ECF do dia respectivo.

Para ter seu uso autorizado para fins fiscais, o equipamento deve reunir todas as características técnicas do ECF. Os equipamentos homologados pela COTEPE que atendem a essa condição constam da relação publicada no Anexo 5 da Portaria CAT-55/98.

Equipamento antigo, já autorizado para uso fiscal, poderá ser utilizado no mesmo estabelecimento até o vencimento do prazo para sua substituição, conforme consta do inciso III do artigo 530-B do RICMS. Já equipamento antigo, não autorizado, não mais poderá ser utilizado, quer seja para fins fiscais – pois somente está sendo autorizado equipamento ECF – quer para controle interno no recinto de atendimento ao público – por não ser mais permitido.

Nas máquinas registradoras mais antigas, o registro de operação de saída de mercadoria deve ser feito de acordo com a situação tributária da respectiva mercadoria, mediante a utilização de totalizador parcial (somador ou departamento) distinto para cada situação.

Considere-se uma máquina registradora com seis totalizadores parciais. O registro será feito na ordem seqüencial do primeiro ao sexto totalizador:

Pode acontecer que o estabelecimento possua, ainda, máquinas com menos do que seis totalizadores parciais. Nesse caso, enquanto não vencido o prazo estipulado para a substituição por ECF, o lançamento nos livros fiscais deverá ser efetuado conforme previsto nos artigos 77 a 83 da Portaria CAT-55/98, mediante ajuste dos valores registrados.

O equipamento poderá conter Módulo de Treinamento – MT para aprendizagem do seu funcionamento, desde que seja parte integrante da programação do "software" básico e que a rotina desenvolvida para esse modo atenda às condições impostas pelo artigo 6° da Portaria CAT-55/98.

O contribuinte que, embora não obrigado, possui ECF e deseja regularizá-lo perante o Posto Fiscal deverá procurar empresa credenciada que, entre outras atribuições, poderá efetuar a lacração do equipamento, fornecer "Atestado de Intervenção em ECF" e orientar quanto aos demais documentos necessários, arrolados no artigo 9° da Portaria CAT-55/98.

Esses documentos serão entregues no Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte. Cumpridas as exigências da Portaria CAT-55/98, a autorização será concedida no prazo de dez dias, conforme artigo 10 da mesma portaria.

Tratando-se de contribuinte obrigado ao uso de ECF, a comunicação será efetuada por meio do formulário "Pedido de Uso ou Cessação de Uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal", que deverá ser apresentado ao Posto Fiscal de sua vinculação dentro do prazo de trinta dias contados da data constante no documento fiscal relativo à aquisição do equipamento.

Não. Uma vez autorizado o uso do equipamento, sua remoção para outro estabelecimento, ainda que do mesmo titular, somente será permitida após deferida a cessação de uso e efetuada sua relacração.

Cada equipamento deverá ter afixado, em local visível, o cartaz de identificação, no qual constarão, entre outras informações, a identificação e a assinatura da funcionário que autorizou seu uso para fins fiscais. Essa exigência está prevista no artigo 12 da Portaria CAT-55/98.

Além disso, o equipamento deverá possuir lacres, aplicados por empresa credenciada e cuja numeração coincida com a do último atestado de lacração respectivo. Os lacres são aplicados no módulo fiscal do equipamento e têm como objetivo assegurar a integridade das funções de registro e acumulação de dados, devendo ser encontrados intactos e sem sinal de violação.

É importante verificar também o cupom emitido, que deve conter a expressão "CUPOM FISCAL" e os dados do emitente (nome, endereço, inscrição estadual e no CGC), mesmo que impressos tipograficamente e ainda que em seu verso.

Constituem obrigações e conseqüentes responsabilidades da empresa credenciada, entre outras, conforme prevê o artigo 46 da Portaria CAT-55/98:

• atestar que o equipamento atende às normas legais e está em condições de uso;
• realizar intervenções no equipamento (reparos, adaptações etc.), instalando ou retirando dispositivos de segurança – LACRES;
• emitir Atestado de Intervenção;
• custodiar chaves e dispositivos que possibilitem o acesso ao interior de equipamento ou à programação (software);
• orientar os usuários sobre funcionamento e demais obrigações concernentes à utilização do equipamento;
• informar ao fisco irregularidades constatadas no equipamento ou má utilização pelo contribuinte.

Em relação ao equipamento, são os seguintes os principais deveres do usuário:

• emitir documento fiscal a cada operação de venda realizada e, independentemente de ser solicitado, entregá-la ao consumidor;
• fechar a gaveta do equipamento após completar a operação de venda;
• emitir "Leitura X" no início e no fim da fita-detalhe, quando da troca da bobina;
• comunicar, imediatamente e por escrito, à credenciada pela lacração e ao Fisco, qualquer defeito ou ocorrência não usual com o equipamento;
• diariamente: emitir "Leitura em X" dos equipamentos que não estiverem em uso e "Redução Z" dos em uso;
• ao final do período de apuração: emitir "Leitura da Memória Fiscal" relativa ao período.

Em relação aos documentos fiscais, são os seguintes os principais deveres do usuário:

• manter no estabelecimento: autorização de uso e 2ª via do último Atestado de Intervenção de cada equipamento, além de talonário de nota fiscal para ocasiões em que se fizer necessário;
• arquivar em ordem cronológica e por equipamento: cupons de "Leitura X" e de "Redução Z", mapas-resumo de ECF, 2ªs vias dos Atestados de Intervenção e fitas-detalhe, estas em lotes mensais, dobradas em bobinas.

O contribuinte que, em 15 de julho de 1998, data da publicação da Portaria CAT-55/98, já estava autorizado à emissão da Nota Fiscal – modelo 1 ou 1-a por processamento de dados, deve continuar seguindo a disciplina estabelecida pela Portaria CAT-32/96 sobre a emissão de documentos fiscais por usuário de sistema eletrônico de processamento de dados. Nesse caso, ao efetuar venda a consumidor, fornecerá a nota fiscal modelo 1 ou 1-A, não estando obrigado a substituir o equipamento que já possui por equipamento ECF. Entretanto, a empresa que em 15.07.98 ainda não havia solicitado autorização para emissão de notas fiscais por processamento eletrônico de dados, nos termos da Portaria CAT-32/96, e se enquadre na faixa de obrigatoriedade do ECF, não poderá agora solicitar o uso do processamento, devendo obrigatoriamente utilizar o ECF. Cabe ressaltar que se o contribuinte emitia nota fiscal por computador, mas somente tinha autorização para emissão por processo mecanizado, estava irregular perante a legislação, desde 31.10.94 (vide Portaria CAT-73/94 – DOE de 22.10.94), e, se enquadrado na obrigatoriedade de utilização de ECF, não poderá solicitar o uso do processamento, devendo passar ao ECF.

Equipamentos Emissores de Cupom Fiscal, ao contar com recursos tecnológicos mais avançados, permitem que o fisco tenha acesso fácil e rápido a informações necessárias ao seu trabalho. Essa tecnologia, entretanto, é ainda mais importante pelo benefício que em última instância poderá representar para o cidadão. O consumidor, já habituado a receber cupom fiscal ao efetuar o pagamento de compras em grandes supermercados, agora terá o mesmo tratamento em todas as suas aquisições. Esse fato, esperamos, corresponde a um pequeno passo para favorecer a consciência de que a emissão do documento fiscal, sem o que o imposto não é recolhido, constitui elo fundamental no encadeamento de ações que permitirá aos poderes públicos oferecer melhores serviços à população.