Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 1, de 14-11-01 - DOU 21-11-01

Especifica os requisitos formais e técnicos para os controles contábeis e especificações de sistema do Regime Aduaneiro Especial de Entreposto Industrial sob Controle Informatizado (Recof).

Alterado pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02

O COORDENADOR-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO ADUANEIRA SUBSTITUTO E O COORDENADOR-GERAL DE TECNOLOGIA E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO, no uso de suas atribuições, e tendo em vista o disposto nos incisos I e II do art. 26 e no §1º do art. 27 da Instrução Normativa SRF nº 80, de 11 de outubro de 2001, este com a redação dada pelo art. 2º da Instrução Normativa SRF nº 90, de 6 de novembro de 2001, declaram:

Artigo 1º - O controle aduaneiro do Regime Aduaneiro Especial de Entreposto Industrial sob Controle Informatizado (Recof) terá por base os sistemas informatizados corporativos do beneficiário, e será fundado na integração das informações relativas a registros contábeis, movimentação e estoque das mercadorias admitidas no regime e respectivas declarações aduaneiras, bem assim na disponibilização de informações de interesse fiscal relativas às demais operações industriais e comerciais realizadas pela empresa, de conformidade com os requisitos e especificações estabelecidos neste Ato Declaratório Executivo - ADE.

Registros Contábeis

Artigo 2º - Os registros relativos a aquisições, vendas e transferências de mercadorias, e aos estoques, deverão ser classificados, no plano de contas da empresa, segundo os diferentes regimes aduaneiros nos quais foram realizadas as correspondentes operações, ou segundo a forma como foram adquiridos ou alienados no mercado interno.

Parágrafo único - O modelo de lançamentos pertinentes a essas contas, inclusive os históricos utilizados, identificará, além da natureza da operação, os documentos fiscais ou aduaneiros que lhe derem origem. Entradas, Saídas, Transformação e Permanência das Mercadorias

Artigo 3º - Os sistemas corporativos do beneficiário deverão proceder aos registros de entrada, produção, estoque e saída de mercadorias, em tempo real, de forma perfeitamente integrada aos controles fiscais e contábeis da empresa, de tal sorte que os lançamentos contábeis ou fiscais reflitam os correspondentes registros de controle quantitativo das mercadorias, e vice-versa, quando couber.

Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
Parágrafo único - Admite-se defasagem de alimentação dos sistemas corporativos, em relação à entrada ou saída física das mercadorias, de, no máximo, seis horas.
Redação original, efeitos até 03/04/02:
Parágrafo único - Admite-se defasagem de alimentação dos sistemas corporativos de, no máximo, seis horas, quando em dias úteis.

Artigo 4º - As baixas de estoque de matérias-primas, partes, peças, insumos e embalagens decorrentes das aplicações no processo produtivo do estabelecimento deverão ser efetuadas com base nas correspondentes ordens de produção ou documentos equivalentes, utilizados internamente pelo estabelecimento para fins de seus controles operacionais.

Artigo 5º - As perdas e quebras decorrentes do processo produtivo deverão ser objeto de registro, acompanhado dos devidos reflexos contábeis.

Artigo 6º - As informações sobre estoques deverão identificar o estabelecimento do beneficiário e aquele de terceiros para os quais as mercadorias tenham sido enviadas para industrialização sob encomenda, bem como aqueles onde estejam armazenadas.

Suspensão Tributária

Artigo 7º - O controle da suspensão dos tributos no regime deverá ser procedido de forma integrada ao controle de entrada das mercadorias, documentadas por DI ou notas fiscais de aquisição de outros beneficiários, e correspondentes saídas, documentadas pelas respectivas notas fiscais e declarações de exportação, segundo o critério PEPS (o primeiro que entra é o primeiro que sai).

Parágrafo único - Com base nessas informações será controlado o prazo de permanência das mercadorias no regime, e, quando couber, anotada sua prorrogação mediante registro do número do correspondente processo administrativo.

Informações Disponibilizadas

Artigo 8º - O controle informatizado do beneficiário deverá disponibilizar consultas on-line sobre:
I - balanços ou balancetes apurados (bases trimestrais);
II - relação de matérias-primas, partes, peças e embalagens utilizadas, bem assim dos produtos industrializados, compreendendo:
a) nome comercial;
b) código de controle interno (part number);
c) descrição do produto e suas especificações técnicas;
d) período de utilização ou fabricação (datas de início e término);
e) unidade de comercialização;
f) peso, em gramas, excluída a embalagem, por unidade de comercialização;

Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
g) percentual máximo de acréscimo ao peso líquido do produto, representado pelas embalagens usualmente utilizadas e, em casos especificamente apontados pela Unidade da SRF de fiscalização aduaneira, o peso em gramas do produto acrescido da embalagem, e respectiva quantidade contida, expressa na unidade de comercialização, segundo os diferentes tipos de embalagem; e
Redação original, efeitos até 03/04/02:
g) peso, em gramas, acrescido o da embalagem, e respectiva quantidade contida, expressa na unidade de comercialização, segundo os diferentes tipos de embalagem; e
h) código tarifário na Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).
III - descrição do processo de industrialização e correspondente ciclo de produção, inclusive o histórico de alterações;
IV - relação de modelos comerciais que identificam os produtos industrializados ou família de produtos, inclusive na hipótese em que estes estejam sujeitos a adequação em atendimento às especificações formuladas pelos clientes, compreendendo:
código do modelo e identificação comercial;
período de produção (datas de início e término);
componentes obrigatórios e únicos, identificando:
1 - part number;
2 - período de utilização (datas de início e término);
3 - coeficientes técnicos da relação insumo-produto, ou quantidades mínima e máxima aplicáveis, na hipótese de relação sujeita a adequação, acompanhados dos correspondentes históricos de utilização;
componentes obrigatórios ou facultativos, com múltiplas possibilidades de substituição, acompanhados dos correspondentes históricos de utilização, identificando:
1 - part number de cada um dos componentes intercambiáveis;
2 - período de utilização (datas de início e término);
3 - para cada part number, coeficientes técnicos da relação insumo-produto, ou quantidades mínima e máxima aplicáveis, na hipótese de relação sujeita a adequação, acompanhados dos correspondentes históricos de utilização;
estimativas de perda ou quebra, justificadas tecnicamente;
V - plano de contas atualizado e respectivo modelo de lançamentos contábeis;
VI - documentação técnica relativa aos controles informatizados exigidos, inclusive de suas alterações, conforme especificado no art. 12; e
VII - histórico de ocorrências de problemas operacionais e técnicos com os sistemas corporativos.

Relatórios Disponibilizados

Artigo 9º - Os seguintes relatórios deverão ser disponibilizados para consulta on-line, mediante acesso remoto e opções de impressão ou gravação de arquivo em meio magnético:
I - Relatório de importações - relaciona, para o período solicitado, por regime e, em seguida, por NCM e componente (part number), a quantidade importada, o valor aduaneiro e o montante dos tributos, informados também, em segundo nível de detalhamento, a correspondente nota fiscal de entrada, o número da declaração de importação/adição e a data de registro;
II - Relatório de compras/vendas entre beneficiários - relaciona, para o período solicitado, por fornecedor/cliente e, em seguida, por produto intermediário adquirido/vendido (part number), a quantidade, o valor, o número e a data da nota fiscal correspondente, apresentando em segundo nível, a relação de NCM e part number dos componentes submetidos ao regime incorporados ao produto intermediário adquirido/vendido, a quantidade e o valor aduaneiro respectivos, informando ainda o número da declaração de importação/adição, a data de registro e o montante dos tributos suspensos;
III - Relatório de nacionalização de componentes - relaciona, para o período solicitado, por NCM e por componente (part number) admitido no regime, a quantidade nacionalizada e o correspondente valor aduaneiro, discriminadas as operações relativas a componentes nacionalizados no mesmo estado em que foram importados, ou empregados em produtos industrializados, apresentando, em ambos os casos, os seguintes detalhamentos:
por cliente, o modelo/produto vendido, o correspondente valor e o número de nota fiscal;
a relação de declarações de importação e o valor dos tributos aduaneiros incidentes;
IV - Relatório de exportações de componentes - relaciona, para o período solicitado, por NCM e por componente (part number) admitido no regime, a quantidade exportada e o correspondente valor aduaneiro, discriminadas as operações relativas a componentes exportados no mesmo estado em que foram importados, ou empregados em produtos industrializados, apresentando, em ambos os casos, detalhamento, por comprador estrangeiro, relativo ao modelo/produto adquirido, às correspondentes declarações de exportação, ao valor da transação e ao número da nota fiscal;
V - Relatório sintético de destinações das mercadorias admitidas no regime - relaciona, para o período solicitado, por NCM e produto (part number) admitido no regime, a quantidade, o valor aduaneiro, os montantes correspondentes a cada uma das formas de destinação previstas na IN SRF nº 80, de 11 de outubro de 2001, destacados, em segundo nível, os documentos fiscais e/ou aduaneiros que amparem as correspondentes destinações, inclusive na hipótese de destruição, quando também deverão ser informados os pertinentes números de processos administrativos que autorizem a operação;
VI - Relatório de componentes em estoque com prazo de permanência expirado - relaciona, por declaração de importação, os códigos NCM e part number das mercadorias com prazo de permanência expirado, a quantidade correspondente a cada componente e respectivo valor aduaneiro, as alíquotas de II e IPI aplicáveis no momento da importação e os respectivos montantes devidos;
VII - Relatório de tributos suspensos - relaciona, por regime e data de vencimento do prazo de admissão, com consolidação mensal, o valor correspondente aos impostos suspensos relativos às mercadorias ainda não destinadas, com possibilidade de apresentação de detalhamento relativo às NCM e códigos de componentes correspondentes, e às respectivas declarações de importação, discriminadas aquelas referentes a mercadorias adquiridas de outro beneficiário;
VIII - Relatório de compras no mercado interno - relaciona, para o período solicitado, por código de mercadoria (part number) ou lista de mercadorias e, em seguida, por fornecedor, a quantidade e o valor fiscal correspondente às compras realizadas no mercado interno, especificados, em segundo nível, o número da nota fiscal e a data da operação;
IX - Relatório de vendas no mercado interno - relaciona, para o período solicitado, por código de modelo/produto (part number) ou lista de modelos/produtos e, em seguida, por cliente, a quantidade e valor fiscal correspondente às vendas realizadas no mercado interno, especificados, em segundo nível, o número da correspondente nota fiscal e a data da operação;
Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
X - Relatório de estoque físico de mercadorias - relaciona, para o código do componente, modelo/produto (part number) ou lista indicada, a quantidade em estoque, o valor fiscal correspondente, diferenciados, no caso de componentes, aqueles ainda não introduzidos nas linhas de produção, os aplicados em produtos em elaboração e os empregados em produtos acabados, identificado, ainda, o estabelecimento em que se encontra fisicamente o estoque de mercadorias, inclusive o de terceiro, quando for o caso;
Redação original, efeitos até 03/04/02:
X - Relatório de mercadorias em estoque, segundo o regime aduaneiro de entrada ou forma de aquisição no mercado interno - relaciona, para o código do componente, modelo/produto (part number) ou lista indicada, a quantidade em estoque, o valor fiscal e aduaneiro correspondente, diferenciados, no caso de componentes, aqueles ainda não introduzidos nas linhas de produção, os aplicados em produtos em elaboração e os empregados em produtos acabados, identificado, ainda, o estabelecimento em que se encontra fisicamente o estoque de mercadorias, inclusive o de terceiro, quando for o caso;
Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
XI - Relatório de divergência de peso na importação - relaciona as declarações de importação em que os quantitativos para os pesos líquido e bruto, calculados com base nos parâmetros previstos nas alíneas "f" e "g" do inciso II do art. 8º, divirjam dos correspondentes quantitativos declarados, em montante superior ao percentual definido, apresentado:
a) número da DI, data de registro, peso bruto, peso líquido;
b) número da adição em que foi detectada divergência e peso líquido declarado;
c) relação das quantidades de mercadorias da adição, por código de produto ou componente (part number), parâmetros de peso aplicáveis e respectivos pesos calculados com base nesses parâmetros; e
c) diferença entre os pesos declarado e calculado, e correspondente percentual em relação ao primeiro;
Redação original, efeitos até 03/04/02:
XI - Relatório de divergência de peso na importação - relaciona as declarações de importação em que os quantitativos para os pesos líquido e bruto, calculados com base nos parâmetros previstos nas alíneas "f" e "g" do inciso II do art. 8º, divirjam dos correspondentes quantitativos declarados, em montante superior ao percentual definido para consulta, apresentando:
número da DI, data de registro, peso bruto, peso líquido;
número da adição em que foi detectada divergência e peso líquido declarado;
relação das quantidades de mercadorias da adição, por código de produto ou componente (part number), parâmetros de peso aplicáveis e respectivos pesos calculados com base nesses parâmetros; e
diferença entre os pesos declarado e calculado, e correspondente percentual em relação ao primeiro;
Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
XII - Relatório de divergência de peso na exportação - relaciona as declarações de exportação em que os quantitativos para os pesos líquido e bruto, calculados com base nos parâmetros previstos nas alíneas "f" e "g" do inciso II do art. 8º, divirjam dos correspondentes valores declarados, em montante superior ao percentual definido, aplicando-se, mutatis mutantis, o disposto nas alíneas do inciso anterior;
Redação original, efeitos até 03/04/02:
XII - Relatório de divergência de peso na exportação - relaciona as declarações de exportação em que os quantitativos para os pesos líquido e bruto, calculados com base nos parâmetros previstos nas alíneas ¿f¿ e ¿g¿ do inciso II do art. 8º, divirjam dos correspondentes valores declarados, em montante superior ao percentual definido para consulta, aplicando-se, mutatis mutandis, o disposto nas alíneas do inciso anterior;
Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
XIII - Relatório de transferências entre estabelecimentos - relaciona, para o período solicitado, por código de modelo/produto ou componente (part number), as quantidades transferidas (entradas e saídas) entre estabelecimentos próprios e de terceiros, os documentos fiscais que acobertem a operação, e respectivo valor fiscal;
Redação original, efeitos até 03/04/02:
XIII - Relatório de transferências entre estabelecimentos - relaciona, para o período solicitado, por código de modelo/produto ou componente (part number), as quantidades transferidas (entradas e saídas) entre estabelecimentos próprios e de terceiros, os documentos fiscais que acobertem a operação, e respectivos valores aduaneiro e fiscal;
XIV - Relatório demonstrativo da aplicação e destinação final de componentes - relaciona, para o período informado e por componente (part number), o estoque inicial, as entradas, as baixas por aplicação na produção, as baixas finais segundo as diferentes destinações permitidas, e o estoque final decomposto segundo os diferentes estágios do ciclo produtivo, detalhando, no que se refere à aplicação da produção, a relação de modelo/produtos em cuja fabricação o componente for utilizado, as respectivas quantidades produzidas e os correspondentes coeficientes técnicos de produção;
XV - Relatório de verificação de consistência de requisição de partes, peças e embalagens, conforme consignado nas ordens de produção - relaciona, para o período solicitado, por modelo/produto (part number), o número e a data da ordem de produção, a quantidade total a produzir, os componentes aplicados, identificados por part number, as quantidades totais e unitárias aplicadas, os respectivos quantitativos máximos e mínimos previstos no inciso IV do art. 8º, destacadas eventuais divergências entre o quantitativo unitário aplicado e os valores/limites estabelecidos;
XVI - Relatório de verificação de movimentação nas contas de estoques de matérias-primas, partes, peças e embalagens - relaciona, por conta, em ordem cronológica, para o período solicitado, as aquisições, apresentando a data, o número do lançamento pertinente, o valor, e o documento fiscal associado e, por item adquirido, os respectivos part number, quantidade, unidade de medida e valor, totalizando o montante das aquisições registradas na conta, no período consultado; e
XVII - Relatório de decomposição da movimentação contábil das aquisições de mercadoria - relaciona para o período e part number solicitados (ou para uma lista de part number), por data, o número do lançamento pertinente, o valor correspondente, a quantidade, o regime e o documento fiscal associado, e totaliza os valores e quantidades adquiridas no período consultado.

Parágrafo único - Os valores aduaneiros a que se refere o presente artigo devem ser disponibilizados em Reais, e em Dólares dos Estados Unidos da América, efetuada a conversão na data de registro das respectivas Declarações de Importação ou Registro de Exportação.

Extrator

Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
Artigo 10 - O beneficiário deverá disponibilizar, ainda, software para extração de dados, a ser utilizado no ambiente da empresa beneficiária, que permita a extração de informações diretamente das bases corporativas de contabilidade, estoques, pagamentos ou qualquer outra integrada ao controle em pauta, de modo a viabilizar a realização de consultas não estruturadas, a critério da fiscalização.
Redação original, efeitos até 03/04/02:
Artigo 10 - O beneficiário deverá disponibilizar, ainda, software para extração de dados das respectivas bases, que permita a realização de consultas não estruturadas, a critério da fiscalização.

Acesso

Artigo 11 - O acesso às consultas previstas neste ADE deverá ser disponibilizado via Internet, mediante senha individual alfanumérica de oito dígitos.

Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
§ 1º - Poderão ser disponibilizadas, mediante aprovação da Coordenação-Geral de Tecnologia e Segurança da Informação - Cotec, outras formas de acesso.

Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
§ 2º - As empresas já habilitadas ou que venham a ser habilitadas com base no disposto no art. 27 da IN SRF nº 80, de 2001, com a redação dada pelo art. 2º da IN SRF nº 90, de 2001, poderão manter os atuais meios de acesso até 30 de junho de 2002.
Redação original, efeitos até 03/04/02:
Parágrafo único - Poderão ser disponibilizadas, mediante aprovação da Coordenação-Geral de Tecnologia e Segurança da Informação - Cotec, outras formas de acesso.

Documentação Técnica

Artigo 12 - O beneficiário do regime deverá apresentar a seguinte documentação, necessária à validação dos controles:
I - descrição dos processos de controle administrativo relativos à entrada, permanência, movimentação e saída das mercadorias adquiridas ou produzidas pela empresa, dos meios de controle utilizados, dos fluxos de documentos correspondentes, das práticas de auditoria interna aplicadas e do tratamento informatizado dado à totalidade dos fluxos de informações;
II - identificação dos respectivos sistemas e interfaces;
III - critérios de integridade referencial dos dados relativos aos registros contábeis, fiscais, de estoque e de movimentação física de mercadorias;
IV - projeto de consultas, incluída a identificação das respectivas bases de origem dos dados;
V - dicionário de dados;
VI - descrição dos procedimentos relativos ao controle de acesso dos usuários e à segurança das informações; e
VII - manual do usuário com descrição detalhada do funcionamento operacional dos controles informatizados.

Artigo 13 - O meio de disponibilização dos dados requeridos para o controle a que se refere este ADE deverá oferecer performance e continuidade compatíveis com a necessidade de acesso instantâneo por parte da SRF.

Artigo 14 - O beneficiário do regime deverá submeter à prévia autorização da SRF as modificações estruturais relativas aos controles informatizados de que trata este ADE, incluídas as relacionadas às interfaces de consultas.

Auditoria

Artigo 15 - Os controles informatizados previstos neste ADE estarão sujeitos a auditoria conduzida pela SRF ou por outra instituição idônea e de reconhecida capacidade técnica, às expensas do beneficiário do regime.

Acrescentado pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
Parágrafo único - A primeira auditoria será iniciada em prazo não superior a 90 dias da data de apresentação formal do controles informatizados à SRF e destinar-se-á à verificação do atendimento das especificações, com vistas, especialmente, aos aspectos de segurança e integridade das informações.

Avaliação dos Controles

Artigo 16 - A avaliação dos controles informatizados apresentados pelo beneficiário para fins de concessão do regime será procedida sob supervisão da Coana e da Cotec.

Cronograma para Adequação dos Controles

Artigo 17 - Para os efeitos do disposto no §1º do art. 27 da IN SRF nº 80, de 2001, com a redação dada pelo art. 2º da IN SRF nº 90, de 2001, são requisitos mínimos de controle contábil, fiscal e quantitativo exigidos pelo Recof:
I - comprovação de que os sistemas corporativos de controle contábil, fiscal, de produção e de estoques operam de forma integrada, segundo o disposto no art. 3º;
II - apresentação das informações relativas ao inciso I do art. 8º deste Ato; e
III - disponibilização do relatório previsto no inciso II do art. 9º, na hipótese de a empresa transacionar mercadoria submetida ao regime com outro beneficiários.

Artigo 18 - Os demais requisitos previstos neste ADE deverão ser cumpridos de acordo com o seguinte cronograma:
Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
I - até 31 de março de 2002, a disponibilização dos relatórios previstos nos incisos I, III a VII e IX do art. 9º;
Redação original, efeitos até 03/04/02:
I - até 31 de março de 2002, a disponibilização dos relatórios previstos nos incisos I, e III a X do art. 9º;
Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
II - até 30 de junho de 2002, a disponibilização dos relatórios previstos nos incisos VIII, X a XVII art. 9º;
Redação original, efeitos até 03/04/02:
II - até 30 de junho de 2002, a disponibilização dos relatórios previstos nos incisos XI a XVII art. 9º;
Redação dada pelo Ato Declar. Ex. Conj. COANA/COTEC nº 01/02, efeitos a partir de 04/04/02
III - até 1º de janeiro de 2003, as alterações no plano de contas para atendimento do disposto no art. 2º.
Redação original, efeitos até 03/04/02:
III - até 1º de janeiro de 2003, as alterações no plano de contas para atendimento do disposto no art. 2º.

§ 1º - A qualquer tempo, a disponibilização do relatório a que se refere o inciso II do art. 9º será exigida como condição para a realização de transações de mercadorias submetidas ao regime entre beneficiários.

§ 2º - As empresas já habilitadas ou que venham a ser habilitadas com base no disposto no art. 27 da IN SRF nº 80, de 2001, com a redação dada pelo art. 2º da IN SRF nº 90, de 2001, deverão manter os sistemas de controle já apresentados à SRF em operação regular até o cumprimento dos requisitos previstos no inciso II deste artigo.

§ 3º- Na hipótese em que os novos controles informatizados disponibilizados sejam incompatíveis com as informações referentes a operações registradas nos atuais sistemas, os respectivos módulos de consulta deverão ser mantidos pelo prazo decadencial das obrigações tributárias.

Artigo 19 - A documentação relativa aos controles corporativos de que trata o art. 12 deverá ser entregue à SRF na medida em que sejam disponibilizados os controles correspondentes.

Parágrafo único - Até 30 de junho de 2002 a referida documentação deverá ser disponibilizada para consulta, conforme o disposto no inciso VI do art. 8º.

Artigo 20 - Este ADE entra em vigor na data de sua publicação.